Au secours, je dois animer une table ronde ! (2/2)

Le mois dernier, nous avons vu ensemble les actions à mettre en place pour bien préparer une table ronde. 

Cette fois-ci, projetons-nous au jour J !

Vos intervenants sont en place, le public a répondu présent et vous voici dans le rôle de Monsieur ou Madame Loyal ! A vous de faire en sorte que les échanges soient fluides, animés, constructifs. Oui, mais concrètement, comment faire quand c’est la première fois ?

Pendant la table-ronde :

– Déployez vos antennes ! Toute information sur le déroulement des échanges vous permettra d’en adapter le rythme, la tonalité ou le contenu. Donc, écoutez ce qui se dit, bien sûr, mais surtout, soyez attentif à tous les signes de communication non verbale émis par les intervenants ou le public. La posture, les regards, les gestes vous donnent autant d’indices sur le niveau de concentration dans la salle ; à chaque fois que vous le sentez descendre, introduisez un changement. Par exemple, passez la parole à un autre intervenant, lancez un sondage à main levée, projetez une vidéo… ou proposez une pause !

– Pour solliciter les participants, qu’ils soient à la tribune ou dans la salle, utilisez au maximum des questions ouvertes plutôt que fermées. Par exemple, demandez “Quelles questions ce sujet vous évoque-t-il ?” plutôt que le sempiternel “Avez-vous des questions ?”, qui reste trop souvent sans réponse.

– Si vous avez suivi mes conseils concernant la préparation d’une table ronde, la vôtre doit aborder successivement 2 à 4 thématiques différentes.Dans ce cas, à la fin de chaque partie, synthétisez en 2 ou 3 phrases les idées principales qui ont émergé pendant le débat et créez une transition avec le thème abordé dans la partie suivante.

– Trouvez le bon équilibre entre souplesse et respect du programme pendant les échanges. Permettre à un intervenant de prendre 5 minutes de plus que prévu pour répondre à une question du public, c’est être souple. Le laisser partir dans une digression de 15 minutes, c’est se laisser déborder !

– A la fin des échanges, après une synthèse globale et un mot de remerciement pour chacun, invitez les participants à compléter le questionnaire de satisfaction que vous aurez préparé une semaine avant et à partager un verre avant de partir. Vous pourrez ainsi prendre « à chaud » la température du public.

Après la table ronde :

– Envoyez dès le lendemain, ou au plus tard dans les 48 heures, un mail aux intervenants, les remerciant personnellement pour leur implication.

– Dans les mêmes délais, adressez à tous les participants le compte-rendu de la table ronde, agrémenté de 2 ou 3 photos (Souvenez-vous qu’en phase de préparation, vous avez confié cette mission à votre stagiaire en communication). Si tout cela est joliment mis en page, c’est encore mieux, bien sûr !

Vous voilà normalement prêt à animer votre première table ronde. Cela m’intéresserait fortement d’avoir votre témoignage si vous décidez de suivre tout ou partie de mes conseils sur la préparation ou l’animation d’une telle rencontre.

A vos claviers et à bientôt pour le prochain article !