Etre à l’aise à l’oral devant 10, 20 ou 100 personnes, en réunion ou en conférence… c’est précieux… mais complexe aussi !
Les 16-17 mai et et 19 juin 2017, j’anime une formation sur ce thème pour le CNFPT Lorraine. Au programme de ces 3 jours ponctués de mises en situation pour s’entraîner :
– Utiliser les techniques de communication verbale et non-verbale
– Mobiliser l’attention de son auditoire
– Renforcer l’impact de ses présentations orales
– Gagner en assurance et s’affirmer
Si cette thématique vous intéresse, consultez les articles que j’ai rédigés à ce sujet :
Si vous avez lu mes précédents articles sur l’animation d’une table ronde : « Au secours, je dois animer une table ronde » et sa suite, vous avez compris l’importance de bien préparer ce type d’événement. Pour aller plus loin, je vous ai concocté une liste de questions et d’amorces avec que vous pourrez utiliser pour faire parler vos intervenants… ou votre public !
Attention aux questions stériles !
Trop souvent, j’entends dire « pas facile de faire réagir les gens », « j’ai beau leur poser des questions, personne ne répond » ou « ce sont toujours les mêmes qui prennent la parole ». Mais quand j’essaye d’en savoir plus, j’apprends que les questions posées ressemblaient à : « Est-ce que vous avez des questions ou des remarques sur ce qui vient d’être dit ? », « Cette expérience de réorganisation des services a-t-elle été bien vécue ? », »Votre entreprise est réputée pour sa capacité d’innovation. Vous me le confirmez ? »
Oui, une fois, écrit, cela saute aux yeux : toutes ces questions n’appellent pas d’autres réponses que oui ou non, ce sont des questions fermées ! Très utiles pour valider une information donnée ou pour clore rapidement une série d’échanges… Mais surtout pas pour susciter des réactions !
A la place, utilisez plutôt une des formules que je vais vous proposer. Avec cet anti-sèche, vous n’aurez plus d’excuses si on continue à entendre voler les mouches pendant vos tables rondes !
Pour susciter le story-telling :
Les gens adorent qu’on leur raconte des histoires ! Pour aider vos intervenants à amorcer des récits, notamment pour témoigner de leur expérience, vous pouvez piocher dans les propositions suivantes :
- « Racontez-nous la première fois où… »
- « A quoi ressembliez-vous à l’époque ? Qu’est-ce que vous pensiez ? Qu’est-ce qui était important pour vous ? »
- « Comment vous est venu ce déclic / cette idée ? »
- « Qu’est-ce que vous vous êtes dit la première fois où… ? »
- « Comment les gens ont-ils réagi la première fois que…? «
- « Qu’est-ce qui a changé depuis que… ? »
- « Qu’est-ce que vous n’auriez jamais imaginé en mettant en place ceci…? »
- « Quels sont les effets positifs de ce changement… et les points négatifs ? »
Pour favoriser le transfert d’expérience :
Le public de votre table ronde est peut-être venu dans l’idée de tirer des leçons de l’expérience de vos intervenants pour les transposer dans leur propre vie. Dans ce cas, posez à vos témoins des questions qui vont leur permettre de conseiller utilement leurs auditeurs. Par exemple :
- « Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaiterait se lancer comme vous…? »
- « Qu’est-ce que vous auriez aimé qu’on vous dise quand vous avez commencé à… ? »
- « Quelles sont à votre avis les erreurs à éviter absolument ? »
- « Quelles sont les qualités à développer pour pouvoir… ? »
- « Qu’avez-vous appris ? »
- « Que feriez-vous différemment aujourd’hui si c’était à refaire ? »
- « Quelles sont les 3 grandes leçons que vous auriez envie de retenir de cette expérience dans une autre vie ? »
Pour faire réagir votre public :
Enfin, pour solliciter les gens dans la salle, après que vos intervenants aient apporté leur éclairage, pensez à demander :
- « Qui parmi vous a vécu une expérience similaire ou différente de celles qu’on vient d’entendre ? » > puis questionnez la personne qui se sera signalée avec les amorces de récit ci-dessus…
- « Quels points avez-vous besoin de clarifier dans ce qu’on vient d’entendre ? »
- « Quelles questions vous viennent concernant le point suivant : … ? »
- « Qu’est-ce qui vous semble vraiment important dans les témoignages entendus ? »
- « Quels compléments pouvez-vous apporter aux éclairages que l’on vient d’avoir ? »
- « Qu’est-ce qui vous a surpris / interpelé / ému dans les propos de… ? »
- « Qu’est-ce que vous retenez de ce retour d’expériences ? »
- « Qu’est-ce qu’on n’aurait pas abordé pendant cette table ronde ? »
A tester aussi ailleurs qu’en table ronde !
Bien sûr, toutes ces amorces et questions fonctionnent aussi très bien pour d’autres événements qu’une table ronde. Testez-les en réunion de travail, en formation, en rendez-vous réseautage… et dites-m’en des nouvelles ! J’attends vos réactions, vos commentaires, vos questions et vos idées complémentaires.
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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Ca y est, vous l’avez enfin décroché, ce rendez-vous professionnel qui vous tenait tant à cœur ! Mais à peine le temps de vous réjouir que déjà, vous imaginez le pire : un horrible manipulateur qui va chercher à vous déstabiliser, un prospect pressé qui voudra se débarrasser de vous ou bien une DRH blasée qui vous posera des questions sans écouter les réponses ! Avec un peu d’imagination, votre scénario prend des allures de cauchemar !
Je sais ce que vous pouvez vivre car moi, pendant longtemps, j’étais très angoissée par la seule perspective de devoir me présenter à un ou une parfaite inconnu(e).
Mais depuis que j’ai compris que le plus important n’était pas de « me vendre » mais de m’intéresser sincèrement à la personne en face de moi, les choses sont devenues beaucoup plus faciles !
Comment faire ? En prenant le temps de préparer la rencontre à travers les questions suivantes…
Qui vais-je avoir en face de moi ?
Bon, soyons honnête : il se se peut que vous ayez très peu de chance et que la personne qui va vous consacrer une demi-heure de son temps (ou plus) le fasse par pur désœuvrement ou parce qu’elle ne sait pas dire non… Dans 1 à 2% des cas, cela risque d’arriver, n’excluons pas cette possibilité.
Heureusement, la plupart du temps, si « on » vous reçoit en entretien professionnel c’est qu’ « on » estime qu’il y a une probabilité pour que vous puissiez travailler ensemble un jour ou l’autre ! Ben, oui, c’est peut-être une évidence mais utile à rappeler quand le mental s’emballe !
Mais pour que cette personne aient envie de travailler avec vous, il faut qu’elle puisse vous faire confiance. Et pour cela, d’après mon expérience, il y a une chose à faire absolument, c’est vous intéresser sincèrement à elle !
Quel est son univers de référence ?
Tout commence avant l’entretien. Là, pas de mystère, il va falloir vous documenter au maximum pour comprendre dans quel monde professionnel celui (ou celle) qui vous reçoit évolue et quels sont ses points de référence.
Heureusement, les outils ne manquent pas :
- le site web de la société pour connaître ses champs d’intervention, son actualité, ses projets,
- un organigramme pour comprendre le rôle de votre interlocuteur dans la structure,
- les réseaux sociaux Facebook, Viadeo ou Linkedin pour connaître son parcours, ses aspirations et ses centres d’intérêt… et peut-être mettre un premier visage sur un nom.
Quelle curiosité cela éveille-t-il en moi ?
Une fois que vous avez collecté toutes ces informations (pourquoi pas sous forme de liste, de schéma ou de carte mentale), entourez, surlignez ou annotez celles que vous avez en commun avec cette personne. Par exemple, elle a organisé une journée d’études sur l’exportation en Allemagne et vous avez justement travaillé dans une équipe franco-allemande pendant plusieurs années.
Ce travail va vous permettre :
- de lister vos compétences les plus intéressantes pour votre interlocuteur. Ce sera plus facile d’en parler le jour-même !
- de soulever 2 ou 3 questions précises que vous pourrez poser en entretien pour mieux comprendre son environnement professionnel et montrer votre intérêt pour une future coopération,
- et aussi – surtout ? – de canaliser une partie de votre stress en entrant dans l’action.
Et vous, devant votre ordinateur, à la maison ou sur le trajet, que faites-vous pour préparer un rendez-vous professionnel important ? Partagez avec nous vos trucs et astuces pour gérer votre anxiété avant un entretien !
Au plaisir de vous lire 🙂
Isabelle
Poursuivons notre exploration des pièges à éviter lorsque vous prenez la parole en public…
Dans le premier article consacré à ce sujet, vous avez appris que l’heure de programmation de votre intervention avait un réel impact sur la capacité d’écoute de votre auditoire.
Pourtant, parfois, vous avez beau avoir choisi un moment adéquat pour votre présentation, connaître parfaitement votre sujet, avoir un discours complètement adapté à votre public, rien à faire, quelque chose ne passe pas en terme de communication !
Avez-vous déjà pensé que le problème pouvait tout simplement venir de votre environnement ?
Je m’explique…
Erreur n°2 : Choisir un lieu d’intervention sans tenir compte de son impact
L’agencement de la pièce dans laquelle vous intervenez a des répercussions à différents niveaux sur votre intervention.
Sur le plan technique, tout d’abord, selon la disposition des lieux et du mobilier, votre public aura une visibilité parfaite, pourra facilement prendre des notes, entendra tout ce qui se dit… ou pas ! Si vous le pouvez, je vous conseille vivement d’effectuer un repérage de votre salle quelques jours avant votre prise de parole en public pour vérifier que les bonnes conditions sont réunies. A défaut, demandez à la structure qui gère la salle un plan, une fiche technique et des photos !
Sur le plan relationnel, l’environnement joue aussi un rôle fondamental, dont on n’a pas toujours conscience. Ainsi, certains agencements de salles maintiennent le public dans une situation d’écoute passive, d’autres favorisent la connivence entre les participants, d’autres encore facilitent les échanges entre l’audience et le présentateur.
Enfin, sur le plan symbolique, l’espace dans lequel vous intervenez a aussi un impact fort sur votre public… et sa disposition d’esprit avant même que vous ayez ouvert la bouche !
Prenons deux exemples bien distincts. Sur chacun des schémas ci-dessous j’ai représenté les participants en vert et l’animateur (celui qui prend la parole devant le groupe) en rouge.
Premier exemple :
Cette première configuration de salle, dite conférence a des avantages techniques certains. Elle permet de s’exprimer devant un grand groupe et elle est adaptée aux projections. D’un point de vue relationnel, la frontière est très nette entre l’orateur et le public. D’un point de vue symbolique, le message est clair : si vous êtes en position d’animateur, les gens sont venus vous écouter.
En clair, ne choisissez cette disposition que si vous vous sentez prêt à assurer le show !
Deuxième exemple :
Imaginons maintenant que votre lieu d’intervention soit organisé autour d’une grande table centrale. Techniquement, si vous avez une présentation à projeter, ça risque d’être très inconfortable : certains de vos participants vont attraper un torticolis ! Par contre, d’un point de vue relationnel, c’est une configuration tout à fait adaptée aux échanges en petit nombre. Symboliquement parlant, si vous retenez cette disposition, vous envoyez un message fort à vos participants : nous sommes au même niveau.
C’est parfait pour un groupe de travail !
Finalement, vous le comprenez, choisir un lieu c’est déjà envoyer un message. Et pour cela, comme dans toute action de communication, il faut être bien au clair sur l’objectif visé !
Je suis certaine que vous avez en tête des exemples personnels de prise de parole en public où le lieu a joué un rôle plus important que vous l’auriez imaginé au départ. Partagez ici avec nous vos expériences, discutons-en !
Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous mais de mon côté, pendant des années, j’avais une boule dans le ventre à la simple idée de prendre la parole en public ! J’étais loin d’être la seule puisque selon Chistophe André (psychiatre et auteur de «Psychologie de la peur»), plus d’une personne sur 2 appréhende de s’exprimer devant une assemblée !
Heureusement, j’ai appris à dépasser cette peur, notamment grâce au théâtre et à mon expérience de chargée de communication. Au point que m’exprimer devant un public est devenu non seulement un exercice quasi quotidien mais aussi un plaisir !
La preuve que rien n’est inéluctable ! Pourtant, le chemin a été long à parcourir et aujourd’hui, j’ai envie de vous aider à prendre des raccourcis, en commençant par éviter les peaux de bananes sur lesquelles glissent la plupart d’entre nous. Prêts pour le voyage ?
Au cours des mois à venir, je vais vous proposer un tour d’horizon des erreurs les plus fréquemment rencontrées en communication orale. Et bien sûr aussi des parades que j’utilise personnellement pour les contrer.
Erreur n°1 : Négliger l’importance du moment de votre intervention
Notre corps et notre cerveau suivent leur propre rythme… Si vous voulez capter l’attention de votre auditoire, il faut en tenir compte !
Croyez-en mon expérience de formatrice, placer votre intervention à 14h, juste après le déjeuner, n’est pas vraiment une bonne idée. A ce moment nous subissons tous un coup de barre naturel car notre énergie est mobilisée par la digestion ! A l’inverse, les moments les plus favorables à la concentration sont généralement situés entre 10h et 11h ou entre 15h et 16h30. Si le timing de la journée vous impose malgré tout de prendre la parole en public en début d’après-midi, prévoyez une présentation particulièrement dynamique et interactive !
Saviez-vous également que notre cerveau fonctionne en journée sur des cycles de 90 minutes, comme pendant le sommeil ? Cela veut dire qu’il est absolument nécessaire de prévoir une pause d’au moins 5 à 10 minutes toutes les heures et demi pour maintenir l’attention de votre public.
Si on parle de pleine concentration, nos capacités sont encore plus réduites. La durée maximale de concentration d’un individu sur un même sujet ne dépasse pas 45 minutes. Votre prise de parole en public ne devra donc pas excéder cette durée. A moins que vous prévoyiez de vraies interactions avec la salle pour réveiller l’attention ou une pause complète entre 2 parties de votre intervention.
Enfin, tenez compte également du fait que notre cerveau a besoin d’un temps d’échauffement de 10 à 20 minutes avant d’être pleinement immergé dans un sujet. C’est à l’issue de cette période pendant laquelle vous aurez mis en condition votre public, que vous pourrez diffuser les informations les plus importantes de votre présentation.
Pour en savoir plus sur la chronobiologie et l’importance de programmer les bonnes actions au bon moment, je vous invite à découvrir l’article consacré à ce sujet sur santemagazine.fr
Dans le prochain article, je vous parlerai de l’impact de l’environnement sur l’attention de votre public. D’ici là, cela m’intéresserait fort d’avoir vos retours d’expérience sur l’importance du moment lors d’une prise de parole en public. Partagez avec nous vos remarques, vos anecdotes et vos questions. Au plaisir de vous lire 🙂