Une journée d’information et de réflexion sur l’infobésité qui va me conduire – une fois n’est pas coutume – dans le Sud Ouest et dans le Nord !
Le 28 mars à Rodez et le 25 avril à Dunkerque, je co-facilite avec Etienne Arpaillanges cette rencontre programmée pour les fonctionnaires territoriaux.
Une thématique qui nous concerne tous !
« Infobésité » : à l’heure où le mot rentre dans le dictionnaire français, le CNFPT vous propose de prendre du recul face à ce phénomène de surcharge informationnelle.
En effet, l’attitude face à l’excès d’informations reçu en permanence se pose de plus en plus en milieu professionnel depuis l’apparition d’Internet et des médias sociaux.
Comment faire face à cette abondance ? Comment trier les informations ? Lesquelles sont vraies ? Quel lien avec le stress ? Quelles conséquences sur la santé ? … Autant de questions auxquelles chacun est confronté différemment.
Ces questions interrogent également notre vigilance pour ne pas y contribuer. Quelles réponses individuelles mais aussi quelles réponses collectives ? Quid du droit à la déconnexion pour la fonction publique ?
Face à ces questionnements, prenez le temps d’une journée d’information et de réflexion sur l’infobésité pour questionner le phénomène et chercher collectivement des éléments de réponses. Témoignages, réflexion collective et individuelle, ateliers interactifs vous offriront des outils concrets pour mieux gérer ce trop plein !
Matin :
Le phénomène ‘‘infobésité’’ :
• définition, perception et manifestations
• réflexions, échanges et co-construction collective sous forme de schéma heuristique
Conférences dynamiques :
• comment le numérique contribue t-il à accentuer le phénomène ?
• infobésité et santé publique : quels enjeux ? quelles conséquences ?
Après-midi :
Ateliers collaboratifs et plans d’actions individuels :
• à partir de problématiques rencontrées par les participants, recherche de solutions concrètes d’actions à mettre en oeuvre,
• mise en commun des pratiques pour lutter contre le phénomène,
• accompagnement à l’élaboration d’un plan d’action individuel
Formation Innovation managériale : 3 jours pour développer son agilité dans une dynamique collective !
Les 27-28 septembre 2018 et 31 janvier 2019, je co-anime ces rencontres à l’INSET de Nancy. Je suis alors accompagnée de Yann Le Bolloch, Directeur Général Adjoint Solidarités et Familles à la Ville de Metz.
Cette formation s’appuie avant tout sur les échanges d’expérience et les processus d’intelligence collective. Elle permet ainsi d’intégrer les enjeux et les pratiques d’un management innovant.
Les objectifs de cette formation innovation managériale :
Pendant 3 jours, les participants s’approprient des méthodes d’intelligence managériale afin de les reproduire dans leur organisation.
Cette approche doit leur permettre de :
- rendre l’organisation du travail agréable mais aussi plus réactive aux contraintes et demandes
- accroître le pouvoir d’initiative des agents en reconnaissant leur contribution
- créer un écosystème innovant dans les collectivités
- mettre le collectif en mouvement
- expérimenter et se projeter vers une organisation agile
Modalités pédagogiques :
Les témoignages de managers de la fonction publique territoriale constituent une part importante du premier jour de formation.
A la fin du 2e jour, chaque participant prépare sa propre expérimentation d’innovation managériale.
Ensuite, pendant l’intersession, la plateforme d’apprentissage numérique du CNFPT entretient les liens au sein du groupe. Une e-communauté de stage permet notamment de partager les plans d’action et expériences de chacun. Les participants peuvent aussi y échanger des ressources à capitaliser, mutualiser et enrichir.
Enfin, le 3ème jour de formation est consacré aux retours d’expérience. L’occasion d’échanger sur les actions mises en oeuvre sur le terrain depuis fin septembre.
Renseignements et inscriptions :
Anne Gérard
Conseillère formation
03 83 19 22 33
anne.gerard@cnfpt.fr
https://bit.ly/2nCkwsH
Depuis quelques jours, je suis diplômée du Diplôme Universitaire en Intelligence Collective de l’Université de Cergy-Pontoise 🙂 !
C’est la seule formation diplômante sur ce thème à ce jour en France. Ses objectifs sont multiples. D’une part, il s’agit d’expérimenter et de comprendre ce qui se joue dans tout collectif. D’autre part, ce cursus permet d’acquérir de nouveaux outils de facilitation. Au programme également : la découverte des méthodes agiles qui révolutionnent la conduite de projet et une initiation au coaching d’équipe.
Cette reconnaissance officielle est le fruit d’un an et demi d’investissement… Même si finalement les rencontres et le chemin parcouru valent bien plus qu’un diplôme !
Le mois dernier, je vous ai expliqué pourquoi j’ai choisi de consacrer mon mémoire du DU Intelligence Collective à l’équipe, notamment du point de vue de facilitateurs amenés à intervenir à plusieurs au service d’un collectif.
Aujourd’hui, posons ensemble une première base de réflexion sur le sujet en nous demandant ce qu’est une équipe. Pourquoi cette notion apparemment simple est-elle si difficile à incarner ? Qu’est ce qui fait qu’une équipe est capable du pire comme du meilleur ? En quoi l’équipe peut nous permettre d’évoluer vers une société plus collaborative et plus créative ?
Ce sont ces différents points que j’aborde rapidement ci-dessous. Si vous restez sur votre faim, c’est bon signe car j’ai prévu encore de nombreux articles pour développer cette thématique dans les semaines à venir 😉 !
L’équipe : un concept familier, en apparence si simple…
« Le fonctionnement en équipe est sans doute aussi ancien que l’humanité » ⊗. C’est pourquoi le terme d’équipe fait partie de notre vocabulaire courant depuis l’enfance. Au cours de notre vie, nous serons tour à tour membres d’une équipe soudée de copains, d’une équipe de volley-ball, d’une équipe de joueurs de belote, d’une équipe de travail en entreprise… Le Petit Larousse donne d’ailleurs une définition très simple de ce terme : « Ensemble de personnes travaillant à une même tâche. (Exemple : équipe de collaborateurs). »
en réalité si difficile à incarner
Dans les faits, il ne suffit pas de confier à des personnes un travail commun pour créer une équipe. Très souvent, des rassemblements de collaborateurs dénommés « équipes » ne sont en réalité que des juxtapositions d’individus poursuivant des objectifs individuels, ce qui en fait des groupes très peu performants.
Selon Peter Hawkins et Nick Smith, le conformisme, la pensée consensuelle peuvent même donner naissance à des équipes stupides ♠. Peter Senge pose un constat identique quand il écrit : « Comment des managers motivés, avec des QI individuels de 120, peuvent-ils constituer une équipe au QI global de 63 ? » ♣.
L’équipe est pourtant porteuse d’un vrai potentiel d’intelligence collective.
Les équipes sont certes capables du pire… mais aussi du meilleur. L’exemple de la Suisse qui a remporté, en mars 2003, l’America’s Cup illustre bien cette réalité. « Comment un petit pays continental, sans tradition maritime, est-il parvenu à cet exploit ? »… en permettant à « une équipe de 100 personnes, représentant 14 nationalités, et de multiples domaines de compétences, de partager le même rêve ». Menée par 3 co-leaders visionnaires, l’équipe Alinghi a déployé tout son potentiel grâce à de nombreux facteurs favorisant l’émergence d’une intelligence collective, porteuse de haute performance. ♥
Elle est apte à répondre aux défis d’une nouvelle culture sociétale.
Plusieurs décennies de modernité occidentale et de capitalisme effréné nous ont conduits à des impasses économiques, écologiques, humaines sans précédent. Partout sur la planète émergent des initiatives en faveur d’un nouveau vivre ensemble. Le leadership traditionnel qui établit une distinction entre leaders et suiveurs est amené à disparaître. Seules de nouvelles formes de co-leadership ou de partenariat pourront accompagner « une évolution vers une société plus collaborative et créative ». Ce co-leadership évolutionnaire s’incarne justement dans les équipes réelles ou à haute performance, mais aussi dans « la facilitation qui peut être elle-même considérée comme une forme de co-leadership. » ♦.
Dans un prochain article, j’aborderai le temps ainsi que les ingrédients nécessaires pour constituer une vraie équipe. D’ici là, je reste à votre écoute pour dialoguer sur ce sujet. Au plaisir de vous lire 🙂 !
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⊗ Devillard O. (2017). La dynamique des équipes et l’intelligence collective. Paris : Groupe Eyrolles
♠ Hawkins P., Smith N. (2013). Coaching, Mentoring and Organizational Consultancy: Supervision, Skills and Development. Open University Press
♣ Senge P. (2015). La cinquième discipline, levier des organisations apprenantes. Paris : Groupe Eyrolles
♥ Picq T. (2005). Comment la Suisse a-t- gagné l’America’s Cup ? Une question de dynamique d’équipe. EM Lyon.
♦ Gauthier A. (2013). Le co-leadership évolutionnaire. Pour une société co-créatrice en émergence. Auxerre : HD
Faire équipe grâce à l’intelligence collective, c’est la thématique que j’ai explorée pendant plusieurs mois dans le cadre du Diplôme Universitaire en Intelligence Collective de l’Université de Cergy-Pontoise. C’est même le sujet de mon mémoire de fin d’étude : « Faire équipe, un enjeu pour les facilitateurs intervenant en binôme au service d’un collectif ».
Après plusieurs mois de réflexion et une quinzaine d’ouvrages digérés, j’ai envie que ce travail puisse servir à d’autres. En effet, je ne suis certainement pas la seule à m’étonner qu’une équipe soit capable du pire comme du meilleur !
J’ai donc décidé de démarrer une nouvelle série d’articles consacré à ce sujet sur mon blog, en m’inspirant du travail effectué pour mon mémoire.
Et pour commencer, aujourd’hui, j’ai envie de vous expliquer pourquoi ce sujet « faire équipe » me touche et pourquoi j’ai décidé d’y consacrer autant de temps et d’énergie.
Pourquoi ce sujet « Faire équipe » compte pour moi
En décembre 2012, j’ai démarré une nouvelle vie professionnelle, faisant ainsi aboutir un projet de longue date : celui de devenir formatrice, consultante et facilitatrice ! J’allais pouvoir me consacrer à temps plein à l’accompagnement de collectifs, principalement dans les secteurs publics et associatifs…
Et, paradoxalement, j’allais aussi entamer ma plus grande période de solitude professionnelle, puisque 95 % de mes interventions allaient se dérouler seule face à un groupe !
Lors de mon arrivée dans le DU Intelligence Collective de l’Université de Cergy-Pontoise en mars 2017, j’avais conscience de ce paradoxe. Ayant vu fonctionner certaines équipes de facilitateurs (comme celle de l’Université du Nous), j’avais très envie de collaborer avec d’autres intervenants. Mais j’avais aussi peur de revivre des expériences frustrantes en groupe, telles que l’absence de communication authentique, la constitution de « clans », la difficulté à trouver ma place, etc.
C’est que, du travail en équipe, je n’avais pour ainsi dire que la vision de mes 12 années de salariat marquées par beaucoup de cloisonnement, un carcan hiérarchique brimant les initiatives innovantes, des élans collectifs s’essoufflant en quelques mois, etc.
Les équipes n’apparaissent pas par magie !
En découvrant pendant le DUIC le travail de John R Katzenbach et Douglas K Smith, j’ai compris pourquoi la plupart des groupes dans lesquels j’avais eu l’occasion de travailler n’avaient jamais dépassé le stade de pseudo-équipe. J’ai aussi appris qu’une autre voie était possible, que devenir une équipe se construisait, pas à pas, en acceptant d’y consacrer du temps…
J’ai aussi eu la chance de trouver un partenaire facilitateur : Etienne Arpaillanges, prêt à tenter avec moi l’aventure de la constitution et du développement d’une vraie équipe, s’appliquant les conditions de réussite décrites par de nombreux auteurs.
Faire équipe : une nécessité pour les facilitateurs travaillant en binôme au service d’un collectif
Il m’a paru intéressant d’utiliser mon mémoire de fin d’étude pour pousser ma réflexion sur la question qui sous-tendait ma démarche : « Comment faire équipe en tant que facilitateurs intervenant en binôme au service d’un collectif ? »
Une question qui en contient de fait plusieurs, que je vous livrerai dans mes prochains articles : Qu’est-ce qu’une équipe ? Comment devenir une équipe ? Quelles pratiques intégrer pour construire et faire vivre une équipe de facilitateurs ? Quels bénéfices à « faire équipe » au sein d’un collectif de facilitateurs ?
J’ai hâte de vous livrer la suite et d’ici là, je suis très curieuse de connaître vos propres expériences de travail en équipe. Au plaisir de vous lire 🙂 !
Ca y est, c’est décidé, vous allez expérimenter le mindmapping ! Je vous offre un mode d’emploi en 9 étapes pour réaliser votre première carte mentale manuscrite.
Surtout, si vous le testez, faites-moi des retours afin que je puisse améliorer ce document si besoin.
A vos crayons ? Prêts ? Partez 😉 !
Pour aller plus loin : Mindmapping et pédagogie
Si vous me lisez régulièrement, vous savez que créer des cartes mentales fait partie de mon quotidien. J’utilise le mindmapping pour :
- développer de nouvelles idées,
- structurer ma pensée,
- synthétiser des informations,
- organiser mes journées de travail,
- poser les bases d’un design d’intervention,
- prendre des notes,
- construire un scénario pédagogique,
- etc., etc. 😉
Pour cela, j’utilise soit du papier blanc et des feutres de couleurs, soit mon ordinateur et Xmind.
Créer des cartes mentales avec Xmind 8 : les principales fonctions dans un tutoriel
Ce logiciel, très puissant et assez intuitif, offre une large palette de fonctions, y compris dans sa version gratuite.
J’ai synthétisé – sous forme de carte mentale – les principales fonctions d’XMind 8 dans un tutoriel. Vous pouvez, au choix, le télécharger au format .xmind si vous avez déjà installé le logiciel ou au format .pdf si vous le préférez.
Attention au tout digital !
Avant de commencer à créer des cartes mentales dans Xmind, je vous conseille quand même de prendre conscience de l’impact du 100% numérique !
En effet, une étude du centre de transfert des neurosciences aux apprentissages d’Ulm (Allemagne) a démontré que l’utilisation de la main stimulait davantage de zones cérébrales que le recours à la souris. Autrement dit, si vous souhaitez pratiquer le mindmapping pour explorer un sujet en profondeur, voir jusqu’où votre cerveau associe des idées sur un même thème ou développer votre créativité, je vous recommande plutôt de créer des cartes mentales manuscrites. Le passage au numérique sera, lui, parfait, si vous souhaitez consolider, structurer ou présenter à d’autres une carte mentale.
Alternez cartes manuscrites et numériques
En fait, les 2 approches sont vraiment complémentaires. Je recommande souvent aux personnes que je forme de commencer par défricher un sujet de façon très spontanée avec une carte mentale manuscrite puis de le finaliser, y compris dans les moindres détails esthétiques, avec un logiciel comme Xmind.
Encore une chose : le document que je partage est certainement perfectible. Alors je compte sur vous pour me faire des retours qui m’aideront à améliorer cette première version…
Bonne découverte 🙂 !
Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous mais de mon côté, pendant des années, j’avais une boule dans le ventre à la simple idée de prendre la parole en public ! J’étais loin d’être la seule puisque selon Chistophe André (psychiatre et auteur de «Psychologie de la peur»), plus d’une personne sur 2 appréhende de s’exprimer devant une assemblée !
Heureusement, j’ai appris à dépasser cette peur, notamment grâce au théâtre et à mon expérience de chargée de communication. Au point que m’exprimer devant un public est devenu non seulement un exercice quasi quotidien mais aussi un plaisir !
La preuve que rien n’est inéluctable ! Pourtant, le chemin a été long à parcourir et aujourd’hui, j’ai envie de vous aider à prendre des raccourcis, en commençant par éviter les peaux de bananes sur lesquelles glissent la plupart d’entre nous. Prêts pour le voyage ?
Au cours des mois à venir, je vais vous proposer un tour d’horizon des erreurs les plus fréquemment rencontrées en communication orale. Et bien sûr aussi des parades que j’utilise personnellement pour les contrer.
Erreur n°1 : Négliger l’importance du moment de votre intervention
Notre corps et notre cerveau suivent leur propre rythme… Si vous voulez capter l’attention de votre auditoire, il faut en tenir compte !
Croyez-en mon expérience de formatrice, placer votre intervention à 14h, juste après le déjeuner, n’est pas vraiment une bonne idée. A ce moment nous subissons tous un coup de barre naturel car notre énergie est mobilisée par la digestion ! A l’inverse, les moments les plus favorables à la concentration sont généralement situés entre 10h et 11h ou entre 15h et 16h30. Si le timing de la journée vous impose malgré tout de prendre la parole en public en début d’après-midi, prévoyez une présentation particulièrement dynamique et interactive !
Saviez-vous également que notre cerveau fonctionne en journée sur des cycles de 90 minutes, comme pendant le sommeil ? Cela veut dire qu’il est absolument nécessaire de prévoir une pause d’au moins 5 à 10 minutes toutes les heures et demi pour maintenir l’attention de votre public.
Si on parle de pleine concentration, nos capacités sont encore plus réduites. La durée maximale de concentration d’un individu sur un même sujet ne dépasse pas 45 minutes. Votre prise de parole en public ne devra donc pas excéder cette durée. A moins que vous prévoyiez de vraies interactions avec la salle pour réveiller l’attention ou une pause complète entre 2 parties de votre intervention.
Enfin, tenez compte également du fait que notre cerveau a besoin d’un temps d’échauffement de 10 à 20 minutes avant d’être pleinement immergé dans un sujet. C’est à l’issue de cette période pendant laquelle vous aurez mis en condition votre public, que vous pourrez diffuser les informations les plus importantes de votre présentation.
Pour en savoir plus sur la chronobiologie et l’importance de programmer les bonnes actions au bon moment, je vous invite à découvrir l’article consacré à ce sujet sur santemagazine.fr
Dans le prochain article, je vous parlerai de l’impact de l’environnement sur l’attention de votre public. D’ici là, cela m’intéresserait fort d’avoir vos retours d’expérience sur l’importance du moment lors d’une prise de parole en public. Partagez avec nous vos remarques, vos anecdotes et vos questions. Au plaisir de vous lire 🙂
Il y a quelques jours, le responsable des services techniques d’une ville de 20.000 habitants m’appelle pour me demander conseil. Il vient d’organiser un atelier de production d’idées avec ses agents mais est déçu par le résultat produit : relativement peu de propositions et surtout rien de vraiment innovant ! Du coup, il se dit que finalement, son équipe n’est sûrement pas très créative… et il appréhende la présentation des résultats au directeur général des services qui s’est invité à la prochaine réunion avec l’équipe !
En essayant de décrypter avec lui ce qui avait pu freiner la créativité de son équipe, je me suis dit que cela ferait un sujet d’article intéressant.
En effet, j’entends souvent dire : « J’ai beau essayer, ça ne prend pas vraiment. » ; « Ce genre de public n’est pas capable de sortir de sa routine. », « Ca marche bien avec des cadres, pas avec des agents techniques », etc.
La plupart du temps, en décortiquant la méthode utilisée, je m’aperçois que certaines erreurs sont venues brider le processus d’innovation. Avant de décréter que votre équipe n’est pas créative, posez-vous les questions suivantes…
Est-ce que le groupe était bien constitué ?
Dans le cas évoqué, le manager avait invité 6 agents à participer à son atelier de créativité. C’est trop peu, surtout quand il s’agit de personnes qui n’ont pas l’habitude de participer à ce genre de réunions ! Le nombre idéal de participants pour générer des idées se situe entre 8 et 12 personnes.
Bien sûr, le profil des individus rassemblé compte aussi énormément. Plus vous aurez de diversité dans un groupe et plus celui-ci sera fécond. Ce facteur n’était pas respecté dans la réunion dont je vous parle car tous ses membres étaient des hommes, issus de la même équipe, travaillant déjà tous sur le même sujet. J’ai conseillé à mon interlocuteur d’associer à ses futures réunions des femmes, provenant d’autres services (techniques et administratifs), pouvant porter un regard neuf sur le sujet.
Est-ce que les gens ont pu s’imprégner du sujet ?
« Si j’avais une heure pour résoudre un problème, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème et seulement cinq minutes à trouver la solution. ». On doit ce sage conseil à Albert Einstein.
Dans tout processus créatif, la phase d’imprégnation est indispensable. Il faut que les participants aient le temps d’explorer le sujet sous différents angles, d’expliquer comment ils le comprennent, de voir ce qui se fait ailleurs sur la même thématique… avant de commencer à produire des idées. A ce stade, vous inciterez votre équipe à faire du benchmarking, à se mettre dans la peau des différents acteurs impliqués par le sujet, à partager leurs informations et à les regrouper sous forme d’une carte mentale, etc.
Le cadre dont je vous parle avait bien en tête cette étape indispensable et y a consacré une bonne moitié de réunion, ce qui semble approprié pour un sujet relativement simple.
Est-ce que les freins ont été exprimés et pris en compte ?
Dans une étape suivante, le responsable en question a demandé à ses agents – ce qui est fort conseillé – ce qui pourrait les empêcher de s’investir dans ce projet d’auto-évaluation. De nombreux freins ont été exprimés : peur de ne pas être soutenus par la direction, peur de manquer de temps pour cette nouvelle tâche, peur de ne pas disposer des moyens nécessaires, peur du regard des collègues, etc.
C’est une bonne chose car dès qu’un groupe aborde un changement, des peurs existent et des résistances au changement se forment. Le problème, c’est que ces freins restent souvent latents, non exprimés… Et qu’ils réapparaissent au moment de la production d’idées, voire de la mise en œuvre des projets !
Dans le cas présent, les freins ont été exprimés mais probablement trop rapidement traités. Mon interlocuteur m’a indiqué « Je les ai rassurés et leur ai dit que la direction les soutiendrait dans le projet ». Il n’est pas certain que cela ait suffit à apaiser les inquiétudes. Je lui ai donc conseillé de faire s’exprimer son DG sur le sujet lors de la réunion où il s’est auto-invité. Il faut que les questions soulevées puissent être discutées directement avec la direction et que des garanties soient données aux agents pour les sécuriser dans le processus de changement qu’on attend d’eux.
Est-ce que vous êtes allés au-delà des premières idées ?
Quand j’ai demandé à notre manager combien d’idées avaient été émises par le groupe et en combien de temps, il m’a répondu : 20 idées en 5 minutes. C’est déjà beaucoup sur une durée si courte !
Le problème est que la réunion s’est interrompue juste après ce premier brainstorming, pour respecter le timing annoncé au départ. Le groupe n’a donc pas eu le temps de faire autre chose que de livrer les idées les plus évidentes pour répondre à la problématique.
Avant que les idées les plus innovantes émergent, il est nécessaire de faire s’exprimer les plus banales.
Et surtout, une fois que celles-ci ont été notées, il faut commencer le travail de divergence ! Celui-ci consiste à relancer la production d’idées avec des techniques qui vont obliger notre cerveau à puiser dans son imaginaire pour répondre aux questions qu’on lui pose.
Par exemple, on peut demander au groupe d’imaginer comment il résoudrait le problème s’il était une troupe de cracheurs de feu, une colonie de fourmis ou une délégation de diplomates. On peut aussi l’inviter à retourner le problème et lister toutes les façons de faire échouer le projet. Ou lui faire dessiner la solution idéale. Ou lui proposer une marche silencieuse de 10 minutes en dehors de la salle de réunion pour aller glaner des idées. Ou utiliser des stimuli sensoriels (sons, textures, odeurs, goûts…) qui vont ouvrir de nouvelles pistes de réflexion.
Les techniques de relance créatives sont très nombreuses, vous n’avez que l’embarras du choix. Mais le plus important à retenir est qu’il faut stimuler plusieurs fois la créativité de votre équipe, avec plusieurs processus différents jusqu’à ce que vous ayez obtenu un nombre suffisant d’idées !
Est-ce que vous avez accordé assez de temps au problème ?
C
Dans le cas évoqué avec vous aujourd’hui, j’ai conseillé à mon interlocuteur :
- d’organiser une seconde séance de production d’idées avec les mêmes volontaires mais aussi d’autres personnes extérieures à l’équipe
- de différer l’étape de convergence qui consiste à trier les idées produites, à sélectionner les plus intéressantes et à les transformer en projet
…bref, d’accorder à son sujet une réunion de plus que ce qu’il avait prévu au départ…
En effet, pour être créatifs, nos cerveaux ont besoin de temps. La preuve avec cette vidéo produite par une agence de communication pour sensibiliser ses clients sur cette question : http://bit.ly/1ebhZXN
Il y aurait encore beaucoup à dire sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre quand on veut animer des ateliers de créativité en équipe (notamment sur la nécessité des échauffements créatifs) ! Mais je reviendrai sur le sujet dans un prochain article. En attendant, j’aurai plaisir à lire vos réactions à cet article et vos retours d’expérience sur vos propres séances de production d’idées.
A bientôt !
Au sein de votre équipe, de votre réseau ou dans votre comité de pilotage, prendre des décisions en groupe vous semble toujours compliqué, long, laborieux ? Vous avez l’impression que finalement, ce sont toujours les mêmes qui imposent leur choix aux autres ? Que la majorité silencieuse, à défaut de s’exprimer, déploie une telle force d’inertie que les projets actés sont freinés au moment de la mise en œuvre ?
Alors, il serait peut-être utile de vous tourner du côté des outils issus de la démocratie participative pour expérimenter le choix partagé !
Outil d’animation participative n°2 : le vote gommettes
Aujourd’hui, je vous propose de découvrir le vote gommettes qui permet de faire émerger les idées / propositions qu’un groupe souhaite transformer en projets concrets.
Cette technique s’applique particulièrement bien après une séance de créativité ayant mobilisé 6 à 15 personnes (brainstorming, brainwriting…). Pendant cette phase préalable, vous aurez collecté de nombreuses idées, chacune écrite au marqueur sur un post-it® individuel.
Le principe est de reproduire en direct le processus de vote dans l’isoloir.
Comment animer concrètement cette séquence ? Je décompose pour vous dans ce document chacune des 11 étapes nécessaires. C’est très simple, vous n’avez qu’à vous laisser guider.
Mes conseils pour que cela fonctionne
Le plus important dans cette technique, c’est de faire en sorte que chacun fasse son choix individuellement, en son âme et conscience, sans se laisser influencer par les autres membres du groupe.
Pour cela, je vous recommande fortement :
-
de veiller à ce que chaque votant note individuellement pour lui (par exemple sur un bloc-note) la répartition de ses gommettes avant toute manipulation
-
d’attendre que tout le monde ait noté son choix avant de faire voter collectivement
-
une fois que chacun est prêt, d’inciter tout le groupe à aller en même temps reporter son vote écrit sur les post-it®, par le biais des gommettes
-
de vérifier que tout le monde a bien collé l’intégralité de ses gommettes avant de procéder au décompte des idées ayant recueilli le plus grand nombre de gommettes.
Et bien sûr, cet outil n’est à utiliser que si, sincèrement, le choix du groupe sera accepté et exploité à l’issue de la séance. Rien de pire pour démotiver toute une équipe qu’une consultation de façade qui n’aurait pas de conséquence sur les décisions prises !
Voilà, il ne vous reste plus qu’à acheter un paquet de gommettes pour tester ce processus ludique qui remporte l’adhésion de tous les groupes avec qui je l’expérimente. Au plaisir de lire vos retours d’expérience sur cette animation participative !
Lisez aussi :
Passée la trève du mois d’août, les réunions de rentrée vont s’enchaîner dans votre entreprise, votre collectivité ou votre association. Et justement, vous devez animer une de ces rencontres prochainement…
Attention : la belle énergie que vos collègues ou collaborateurs auront retrouvée en vacances risque de retomber comme un soufflé si votre réunion ressemble comme deux gouttes d’eau à toutes les précédentes ! Eh oui, notre cerveau a besoin de deux choses capitales pour se mettre en éveil : d’une part de la nouveauté, d’autre part de l’implication !
Pour relever ce défi d’une rentrée dynamique, je vous propose de tester un nouvel outil participatif : l’affirmation-thèse… parfaite pour confronter les points de vue !
Outil n°1 : l’affirmation-thèse
Un sujet divise votre équipe ? Vous craignez que les tensions ou les frustrations s’installent incidieusement ? Vous aimeriez que toutes les opinions soient exprimées, entendues et comprises par tous ? Que chacun prenne un peu de recul pour comprendre l’avis des autres ?
Bonne nouvelle : en tant qu’animateur de réunion, vous pouvez utiliser l’affirmation-thèse qui répond parfaitement à ces objectifs !
Quelques exemples d’affirmations-thèses :
- « Un plan de communication efficace ? Impossible quand on a un budget en baisse ! » »
- « Pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ! »
- « S’impliquer dans un réseau, c’est avant tout y consacrer beaucoup de temps ! »
Vous remarquez que ces phrases ont en commun d’exprimer une opinion… avec une once de provocation, me direz-vous ! C’est bien le but : faire réagir votre public… mais en évitant les écueils des débats classiques : la monopolisation de la parole par quelques-uns, le ton qui monte, les esprits qui s’échauffent et en fin de compte, des tensions exacerbées !
Voici point par point la méthode pour utiliser cet outil.
Comment préparer une affirmation-thèse ?
- Pour commencer, réfléchissez à une phrase sur laquelle vous aimeriez faire réagir votre équipe. Vous devez pressentir qu’elle va provoquer des opinions contrastées. Privilégiez une formule brève, facilement compréhensible.
- Si possible faites-la tester par une personne ou deux personnes qui ne seront pas présente à la réunion et sauront la garder confidentielle. Le but : vous assurer qu’elles en ont bien compris le sens. Ajustez votre phrase si ce n’est pas le cas.
- Préparez votre matériel pour la réunion :
- Inscrivez au marqueur sur une feuille de paperboard votre affirmation-thèse
- Sous cette phrase, tracez un tableau à 4 colonnes aux en-têtes suivants : tout à fait vrai, plutôt vrai, plutôt faux, tout à fait faux
- Procurez-vous également des gommettes (toutes de la même couleur).
Comment animer une affirmation-thèse ?
- Le jour J, annoncez aux participants qu’ils sont réunis pour s’exprimer sur un sujet les concernant tous (il faut que ce soit le cas, bien sûr !).
- Dévoilez votre affirmation-thèse à l’aide du paperboard que vous aurez préparé.
- Invitez chaque participant à se positionner par rapport à la phrase révélée : est-il / elle tout à fait en accord avec ? plutôt d’accord ? plutôt opposé ? ou tout à fait opposé ? La réflexion doit se faire en silence, sans débat pour commencer.
- Distribuez à tout le monde une gommette.
- Demandez à chacun de venir – en même temps – coller sa gommette dans la colonne correspondant à sa propre opinion.
- Puis invitez l’ensemble du groupe de citer à l’oral un maximum d’arguments pour chacune des 4 positions possibles.
Par exemple :
« Qu’est-ce qui nous permet de dire qu’il est tout à fait vrai que pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ? »
« Qu’est-ce qui nous permet de dire que c’est tout à fait faux ?»
Très important : quel que soit son avis de départ, chaque personne peut et même doit contribuer à donner des arguments sur chacune des positions ! Pensez également à collecter d’abord les arguments correspondant aux opinions extrêmes.
- Notez au fur et à mesure ces arguments sur des post-its et collez-les dans la colonne du tableau adéquate.
- Au bout de 10 à 15 minutes, suspendez les échanges et relisez à voix haute tous les arguments cités par le groupe.
- Attirez l’attention de tous sur la diversité des opinions et sur le fait que chaque point de vue se justifie.
Que faire après avoir utilisé cet outil ?
J’ai remarqué que cet exercice permet de développer l’écoute et la compréhension au sein d’un groupe. Il nous rappelle que personne dans un groupe ne détient la vérité absolue… et, avantage non négligeable, il nécessite 15 à 20 minutes maximum pour être mené intégralement !
C’est une bonne base pour commencer un travail collaboratif. Vous pouvez par exemple poursuivre en constituant des sous-groupes thématiques. Pour cela, associez de préférence des personnes qui n’avaient pas le même avis sur le sujet de départ.
Il vous reste quelques jours pour tester cet outil avant la rentrée… et me poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur son application. A vous de jouer et à bientôt pour découvrir 2 autres outils d’animation participatifs 🙂 !
Avant de clore complètement cet article, je tiens à saluer ici Catherine Lecomte de la société Interagir Conseil qui, la première, m’a fait découvrir la force de l’intelligence collective lors de ses formations passionnantes ! C’est à elle que je dois la technique dde l’affirmation-thèse. Merci Catherine !
Formateur régulier ou occasionnel, vous avez déjà entendu parler de cartes mentales… Mais vous vous demandez si le mindmapping n’est pas avant tout un effet de mode… Et surtout, vous ne voyez pas ce que concrètement vous pourriez en faire dans votre activité de formation…
Avant de tourner le dos à cette technique, prenez 5 minutes pour découvrir tout ce qu’elle pourrait vous apporter !
Créer un déroulé d’intervention, sonder les connaissances d’un groupe sur un sujet donné, transmettre de l’information de façon synthétique et visuelle, aider les apprenants à mémoriser des apports… ce ne sont que quelques-uns des nombreux usages possibles des cartes mentales au service de la pédagogie.
La preuve ici : Mindmapping et pédagogie ou en ligne !
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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Le mois dernier, nous avons vu ensemble les actions à mettre en place pour bien préparer une table ronde.
Cette fois-ci, projetons-nous au jour J !
Vos intervenants sont en place, le public a répondu présent et vous voici dans le rôle de Monsieur ou Madame Loyal ! A vous de faire en sorte que les échanges soient fluides, animés, constructifs. Oui, mais concrètement, comment faire quand c’est la première fois ?
Pendant la table-ronde :
– Déployez vos antennes ! Toute information sur le déroulement des échanges vous permettra d’en adapter le rythme, la tonalité ou le contenu. Donc, écoutez ce qui se dit, bien sûr, mais surtout, soyez attentif à tous les signes de communication non verbale émis par les intervenants ou le public. La posture, les regards, les gestes vous donnent autant d’indices sur le niveau de concentration dans la salle ; à chaque fois que vous le sentez descendre, introduisez un changement. Par exemple, passez la parole à un autre intervenant, lancez un sondage à main levée, projetez une vidéo… ou proposez une pause !
– Pour solliciter les participants, qu’ils soient à la tribune ou dans la salle, utilisez au maximum des questions ouvertes plutôt que fermées. Par exemple, demandez “Quelles questions ce sujet vous évoque-t-il ?” plutôt que le sempiternel “Avez-vous des questions ?”, qui reste trop souvent sans réponse.
– Si vous avez suivi mes conseils concernant la préparation d’une table ronde, la vôtre doit aborder successivement 2 à 4 thématiques différentes.Dans ce cas, à la fin de chaque partie, synthétisez en 2 ou 3 phrases les idées principales qui ont émergé pendant le débat et créez une transition avec le thème abordé dans la partie suivante.
– Trouvez le bon équilibre entre souplesse et respect du programme pendant les échanges. Permettre à un intervenant de prendre 5 minutes de plus que prévu pour répondre à une question du public, c’est être souple. Le laisser partir dans une digression de 15 minutes, c’est se laisser déborder !
– A la fin des échanges, après une synthèse globale et un mot de remerciement pour chacun, invitez les participants à compléter le questionnaire de satisfaction que vous aurez préparé une semaine avant et à partager un verre avant de partir. Vous pourrez ainsi prendre « à chaud » la température du public.
Après la table ronde :
– Envoyez dès le lendemain, ou au plus tard dans les 48 heures, un mail aux intervenants, les remerciant personnellement pour leur implication.
– Dans les mêmes délais, adressez à tous les participants le compte-rendu de la table ronde, agrémenté de 2 ou 3 photos (Souvenez-vous qu’en phase de préparation, vous avez confié cette mission à votre stagiaire en communication). Si tout cela est joliment mis en page, c’est encore mieux, bien sûr !
Vous voilà normalement prêt à animer votre première table ronde. Cela m’intéresserait fortement d’avoir votre témoignage si vous décidez de suivre tout ou partie de mes conseils sur la préparation ou l’animation d’une telle rencontre.
A vos claviers et à bientôt pour le prochain article !
C’est en substance le message que j’ai reçu il y a quelques jours d’une coordinatrice d’actions sociales et culturelles. On venait de lui confier pour la première fois l’animation d’une table ronde. Elle m’a confié avoir « peur du blanc qui pourrait arriver si les participants n’avaient pas grand chose à dire ».
Vous vous reconnaissez dans sa situation ? Pas de panique !
Voici quelques conseils qui vous seront utiles pour créer des échanges vivants entre 3 à 6 intervenants et un public venu les écouter et dialoguer avec eux.
Cette semaine, je vais vous parler de la préparation à mettre en place avant l’événement, une fois que les intervenants et participants ont été invités et la salle réservée. C’est cette phase de préparation qui va vous permettre d’arriver zen au jour J, alors consacrez-y le temps nécessaire !
2 à 3 semaines avant :
– Renseignez-vous autant que possible sur les intervenants de votre table ronde. Dans l’idéal, passez un moment par téléphone avec chacun d’eux pour cerner ce qu’il va être intéressant de mettre en valeur chez eux (leur expérience personnelle, leur dernières recherches, des anecdotes…)
– Essayez également d’obtenir des informations sur votre public. Il vous sera plus facile d’animer les débats si vous connaissez les profils et les attentes des gens dans la salle. Vous pouvez éventuellement lancer un petit sondage 1 à 2 semaines avant votre rencontre, via un formulaire Google Documents, par exemple.
Si possible, « recrutez » un photographe qui immortalisera cette rencontre, ainsi qu’un rédacteur qui saura résumer en quelques lignes les idées forces du débat. Pourquoi ne pas confier cette mission à votre stagiaire en BTS communication qui ne demande qu’à faire ses preuves ?
1 semaine avant :
– Préparez un déroulé prévisionnel de la table ronde, en 2 à 4 parties thématiques maximum, avec un temps alloué à chacune. Imaginons par exemple que vous deviez animer une table ronde sur la prévention dentaire , vous pourrez imaginer une 1ère partie consacrée aux dernières avancées scientifiques dans ce domaine, une 2ème aux actions de sensibilisation du grand public et une 3ème aux actions de sensibilisation des scolaires.
– Listez une dizaine de questions à poser aux intervenants pour chaque partie de la table ronde. Quand votre public “séchera”, vous pourrez relancer le débat avec ces questions préparées.
– Si vous connaissez bien certaines personnes dans la salle, vous pouvez éventuellement en faire des complices en leur demandant de préparer quelques questions à l’avance de leur côté. Cette précaution permettra de dynamiser les échanges depuis le public si nécessaire.
– Prévoyez déjà l’après table ronde ! Il va être important pour vous de mesurer le degré de satisfaction des intervenants et des participants, afin de savoir ce qui a bien fonctionné, mais aussi ce que vous devrez améliorer une prochaine fois. Un questionnaire sondant 5 à 10 points précis sera suffisant. Et voici encore éventuellement un bel exercice pratique pour votre stagiaire !
La veille :
Préparez bien la salle et les aspects logistiques. De petits détails peuvent avoir leur importance pour que chacun se sente à l’aise au moment de prendre la parole : de l’eau pour les intervenants, une température confortable, un vidéoprojecteur placé de façon à ne gêner personne, une bonne visibilité, une acoustique de qualité…
Le mois prochain, nous aborderons les bonnes pratiques à mettre en place pendant et après la table ronde pour vous assurer le succès de l’événement. D’ici là, partagez avec nous vos expériences, vos astuces et vos questions sur les aspects préparation, j’y répondrai avec plaisir !