Au delà de nos différences, pouvons-nous communiquer avec bienveillance ?
C’est le thème de la journée d’actualité que je co-anime mercredi 22 juin 2017 avec Sylvie Touzain, formatrice en ressources humaines et communication.
Nous avons concocté pour cette rencontre organisée par le CNFPT de Nancy un programme de jeu, de réflexions, d’échanges et de pratiques. Objectif n°1 : aider les participants à prendre conscience des mécanismes qui influencent notre communication . Objectif n°2 : apprendre à communiquer en conscience, notamment à travers notre communication non verbale et l’expression de nos ressentis.
Au delà de nos différences, pouvons-nous communiquer avec bienveillance ? C’est le thème de la journée d’actualité que je co-anime mercredi 22 juin 2017 avec Sylvie Touzain, formatrice en ressources humaines et communication. Nous avons concocté pour cette rencontre organisée par le CNFPT de Nancy un programme de jeu, de réflexions, d’échanges et de pratiques. Premier objectif : aider les participants à prendre conscience des mécanismes qui influencent notre communication . Second objectif : apprendre à communiquer en conscience, notamment à travers notre communication non verbale et l’expression de nos ressentis.
Il y a quelques jours, le responsable des services techniques d’une ville de 20.000 habitants m’appelle pour me demander conseil. Il vient d’organiser un atelier de production d’idées avec ses agents mais est déçu par le résultat produit : relativement peu de propositions et surtout rien de vraiment innovant ! Du coup, il se dit que finalement, son équipe n’est sûrement pas très créative… et il appréhende la présentation des résultats au directeur général des services qui s’est invité à la prochaine réunion avec l’équipe !
En essayant de décrypter avec lui ce qui avait pu freiner la créativité de son équipe, je me suis dit que cela ferait un sujet d’article intéressant.
En effet, j’entends souvent dire : « J’ai beau essayer, ça ne prend pas vraiment. » ; « Ce genre de public n’est pas capable de sortir de sa routine. », « Ca marche bien avec des cadres, pas avec des agents techniques », etc.
La plupart du temps, en décortiquant la méthode utilisée, je m’aperçois que certaines erreurs sont venues brider le processus d’innovation. Avant de décréter que votre équipe n’est pas créative, posez-vous les questions suivantes…
Est-ce que le groupe était bien constitué ?
Dans le cas évoqué, le manager avait invité 6 agents à participer à son atelier de créativité. C’est trop peu, surtout quand il s’agit de personnes qui n’ont pas l’habitude de participer à ce genre de réunions ! Le nombre idéal de participants pour générer des idées se situe entre 8 et 12 personnes.
Bien sûr, le profil des individus rassemblé compte aussi énormément. Plus vous aurez de diversité dans un groupe et plus celui-ci sera fécond. Ce facteur n’était pas respecté dans la réunion dont je vous parle car tous ses membres étaient des hommes, issus de la même équipe, travaillant déjà tous sur le même sujet. J’ai conseillé à mon interlocuteur d’associer à ses futures réunions des femmes, provenant d’autres services (techniques et administratifs), pouvant porter un regard neuf sur le sujet.
Est-ce que les gens ont pu s’imprégner du sujet ?
« Si j’avais une heure pour résoudre un problème, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème et seulement cinq minutes à trouver la solution. ». On doit ce sage conseil à Albert Einstein.
Dans tout processus créatif, la phase d’imprégnation est indispensable. Il faut que les participants aient le temps d’explorer le sujet sous différents angles, d’expliquer comment ils le comprennent, de voir ce qui se fait ailleurs sur la même thématique… avant de commencer à produire des idées. A ce stade, vous inciterez votre équipe à faire du benchmarking, à se mettre dans la peau des différents acteurs impliqués par le sujet, à partager leurs informations et à les regrouper sous forme d’une carte mentale, etc.
Le cadre dont je vous parle avait bien en tête cette étape indispensable et y a consacré une bonne moitié de réunion, ce qui semble approprié pour un sujet relativement simple.
Est-ce que les freins ont été exprimés et pris en compte ?
Dans une étape suivante, le responsable en question a demandé à ses agents – ce qui est fort conseillé – ce qui pourrait les empêcher de s’investir dans ce projet d’auto-évaluation. De nombreux freins ont été exprimés : peur de ne pas être soutenus par la direction, peur de manquer de temps pour cette nouvelle tâche, peur de ne pas disposer des moyens nécessaires, peur du regard des collègues, etc.
C’est une bonne chose car dès qu’un groupe aborde un changement, des peurs existent et des résistances au changement se forment. Le problème, c’est que ces freins restent souvent latents, non exprimés… Et qu’ils réapparaissent au moment de la production d’idées, voire de la mise en œuvre des projets !
Dans le cas présent, les freins ont été exprimés mais probablement trop rapidement traités. Mon interlocuteur m’a indiqué « Je les ai rassurés et leur ai dit que la direction les soutiendrait dans le projet ». Il n’est pas certain que cela ait suffit à apaiser les inquiétudes. Je lui ai donc conseillé de faire s’exprimer son DG sur le sujet lors de la réunion où il s’est auto-invité. Il faut que les questions soulevées puissent être discutées directement avec la direction et que des garanties soient données aux agents pour les sécuriser dans le processus de changement qu’on attend d’eux.
Est-ce que vous êtes allés au-delà des premières idées ?
Quand j’ai demandé à notre manager combien d’idées avaient été émises par le groupe et en combien de temps, il m’a répondu : 20 idées en 5 minutes. C’est déjà beaucoup sur une durée si courte !
Le problème est que la réunion s’est interrompue juste après ce premier brainstorming, pour respecter le timing annoncé au départ. Le groupe n’a donc pas eu le temps de faire autre chose que de livrer les idées les plus évidentes pour répondre à la problématique.
Avant que les idées les plus innovantes émergent, il est nécessaire de faire s’exprimer les plus banales.
Et surtout, une fois que celles-ci ont été notées, il faut commencer le travail de divergence ! Celui-ci consiste à relancer la production d’idées avec des techniques qui vont obliger notre cerveau à puiser dans son imaginaire pour répondre aux questions qu’on lui pose.
Par exemple, on peut demander au groupe d’imaginer comment il résoudrait le problème s’il était une troupe de cracheurs de feu, une colonie de fourmis ou une délégation de diplomates. On peut aussi l’inviter à retourner le problème et lister toutes les façons de faire échouer le projet. Ou lui faire dessiner la solution idéale. Ou lui proposer une marche silencieuse de 10 minutes en dehors de la salle de réunion pour aller glaner des idées. Ou utiliser des stimuli sensoriels (sons, textures, odeurs, goûts…) qui vont ouvrir de nouvelles pistes de réflexion.
Les techniques de relance créatives sont très nombreuses, vous n’avez que l’embarras du choix. Mais le plus important à retenir est qu’il faut stimuler plusieurs fois la créativité de votre équipe, avec plusieurs processus différents jusqu’à ce que vous ayez obtenu un nombre suffisant d’idées !
Est-ce que vous avez accordé assez de temps au problème ?
C
Dans le cas évoqué avec vous aujourd’hui, j’ai conseillé à mon interlocuteur :
- d’organiser une seconde séance de production d’idées avec les mêmes volontaires mais aussi d’autres personnes extérieures à l’équipe
- de différer l’étape de convergence qui consiste à trier les idées produites, à sélectionner les plus intéressantes et à les transformer en projet
…bref, d’accorder à son sujet une réunion de plus que ce qu’il avait prévu au départ…
En effet, pour être créatifs, nos cerveaux ont besoin de temps. La preuve avec cette vidéo produite par une agence de communication pour sensibiliser ses clients sur cette question : http://bit.ly/1ebhZXN
Il y aurait encore beaucoup à dire sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre quand on veut animer des ateliers de créativité en équipe (notamment sur la nécessité des échauffements créatifs) ! Mais je reviendrai sur le sujet dans un prochain article. En attendant, j’aurai plaisir à lire vos réactions à cet article et vos retours d’expérience sur vos propres séances de production d’idées.
A bientôt !
Depuis le mois de mars, j’ai intégré la 4ème promotion du Diplôme Universitaire en Intelligence Collective de l’Université de Cergy-Pontoise. C’est la seule formation diplômante sur ce thème existant à ce jour en France !
Notre groupe de 26 pairs a embarqué pour un voyage apprenant d’un an.
En ligne de mire : expérimenter et comprendre ce qui se joue dans tout collectif, acquérir de nouveaux outils de facilitation, découvrir les méthodes agiles qui révolutionnent la conduite de projet et progresser dans le coaching d’équipe.
Bientôt un blog pour rendre compte de l’avancée de nos recherches !
2 réunions plénières et 6 ateliers thématiques répartis de janvier à juin… C’est le calendrier des temps de facilitation que je conçois et que j’anime en ce moment pour le Grand Nancy.
La métropole est entrée dans une démarche de concertation pour élaborer son nouveau Plan de Prévention des Déchets. A chaque rencontre sont invités de nombreux partenaires de la vie publique à Nancy : élus, représentants d’entreprises, associations, étudiants… Tous réfléchissent ensemble sur le gaspillage alimentaire, la réduction des déchets dès l’acte d’achat ou encore l’économie circulaire. Le tout grâce à des techniques d’intelligence collective, bien sûr !
Les techniques d’intelligence collective sont parfaitement adaptées pour animer tout type de démarches de concertation : consultations publiques, co-construction de projets entre partenaires ou au sein de votre entreprise.
Mener efficacement des projets transversaux, ça ne s’improvise pas ! Pour mobiliser un groupe autour d’objectifs communs, il faut impliquer, encourager, dynamiser, mais aussi structurer des échanges multi-directionnels et constructifs. En bref, adopter une posture de facilitateur !
C’est tout l’enjeu de la formation « Méthodologie de travail participatif » que j’anime de mars à décembre 2017 pour 4 fédérations de la Ligue de l’Enseignement organisées en réseau.
Au programme :
- poser un cadre permettant à l’intelligence collective de s’épanouir
- construire un diagnostic partagé
- faire émerger des idées innovantes
- prendre des décisions collectives…
Ca y est, c’est décidé, vous allez expérimenter le mindmapping ! Je vous offre un mode d’emploi en 9 étapes pour réaliser votre première carte mentale manuscrite.
Surtout, si vous le testez, faites-moi des retours afin que je puisse améliorer ce document si besoin.
A vos crayons ? Prêts ? Partez 😉 !
Pour aller plus loin : Mindmapping et pédagogie
Formateur régulier ou occasionnel, vous avez déjà entendu parler de cartes mentales… Mais vous vous demandez si le mindmapping n’est pas avant tout un effet de mode… Et surtout, vous ne voyez pas ce que concrètement vous pourriez en faire dans votre activité de formation…
Avant de tourner le dos à cette technique, prenez 5 minutes pour découvrir tout ce qu’elle pourrait vous apporter !
Créer un déroulé d’intervention, sonder les connaissances d’un groupe sur un sujet donné, transmettre de l’information de façon synthétique et visuelle, aider les apprenants à mémoriser des apports… ce ne sont que quelques-uns des nombreux usages possibles des cartes mentales au service de la pédagogie.
La preuve ici : Mindmapping et pédagogie ou en ligne !
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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