Les 22 et 23 octobre 2020, je co-anime 2 jours de formation à la facilitation avec Etienne Arpaillanges pour l’INSET de Nancy. Ce stage s’adresse à des fonctionnaires territoriaux amenés à concevoir et faciliter des séminaires, rencontres, groupes de travail, réunions de projet, etc. Ces temps de travail regroupent parfois plusieurs dizaines de personnes. C’est pourquoi ils nécessitent des compétences particulières de la part du facilitateur qui les accompagne.
Double objectif pour cette formation à la facilitation
D’une part, nous allons interroger le rôle et la posture de facilitateur visant à faire émerger l’intelligence collective dans un grand groupe. D’autre part, nous explorerons une palette de techniques de facilitation ainsi que les conditions pour les mobiliser à bon escient.
Mind mapping collectif, world café, forum ouvert, enveloppes de Thiagi et co-développement feront partie des outils mobilisés pendant les 2 journées de regroupement.
Une formation à la facilitation en conditions réelles
Pour être au plus proche des conditions d’application de la formation, notre groupe sera constitué d’une trentaine de personnes. Et naturellement, elles vont travailler en intelligence collective !
Les participants vont donc avant tout vivre des mises en situation et échanges de pratiques. Ils vont également passer régulièrement de la posture d’apprenant à celle de facilitateur. Les apports méthodologiques permettront de prendre du recul sur les expérimentations pour être en capacité de les reproduire.
De plus, nous allons leur proposer de s’auto-organiser pour co-construire un guide méthodologique de la facilitation. Cet outil permettra de capitaliser les acquis de la formation mais aussi de partager d’autres ressources apportées par qui le souhaitera.
La formation a lieu aussi en ligne
Cette formation à la facilitation de grands groupes comprend une partie distancielle via une plateforme numérique. Partage de ressources pédagogiques, retours d’expériences, forum de discussion permettront d’approfondir le stage et de faciliter sa mise en pratique.
Renseignements et réservations : https://bit.ly/2Ws07HD
Formation Innovation managériale : 4 jours pour développer son agilité dans une dynamique collective !
Les 27-28 août et 15-16 octobre 2020, je co-anime ces rencontres à l’INSET de Nancy avec Martine Berns-Coquillat, Directeur Adjoint des Lycées à la Région Grand Est.
Cette formation s’appuie avant tout sur les échanges d’expérience et les processus d’intelligence collective. Elle permet ainsi d’intégrer les enjeux et les pratiques d’un management innovant.
Les objectifs de cette formation innovation managériale :
Pendant 3 jours, les participants s’approprient des méthodes d’intelligence managériale afin de les reproduire dans leur organisation.
Cette approche doit leur permettre de :
- rendre l’organisation du travail agréable mais aussi plus réactive aux contraintes et demandes
- accroître le pouvoir d’initiative des agents en reconnaissant leur contribution
- créer un écosystème innovant dans les collectivités
- mettre le collectif en mouvement
- expérimenter et se projeter vers une organisation agile
Modalités pédagogiques :
Les témoignages de managers de la fonction publique territoriale constituent une part importante du premier jour de formation.
A la fin du 2e jour, chaque participant prépare sa propre expérimentation d’innovation managériale.
Ensuite, pendant l’intersession, la plateforme d’apprentissage numérique du CNFPT entretient les liens au sein du groupe. Une e-communauté de stage permet notamment de partager les plans d’action et expériences de chacun. Les participants peuvent aussi y échanger des ressources à capitaliser, mutualiser et enrichir.
Enfin, les 3èmes et 4èmes jour de formation sont consacrés aux retours d’expérience. L’occasion d’échanger sur les actions mises en oeuvre sur le terrain depuis fin août.
Renseignements et inscriptions :
Anne Gérard
Conseillère formation
03 83 19 22 33
anne.gerard@cnfpt.fr
Bonne nouvelle ! Je viens de m’inscrire à la formation « Faciliter à distance – approfondissement » organisée par Formapart du 16 juin au 7 juillet 2020.
Avec la crise sanitaire, toutes mes interventions en présentiel ont été annulées ou reportées de quelques mois. J’ai décidé de profiter de ce temps disponible pour ajouter une corde numérique à mon arc ! Je vais ainsi apprendre à transposer à distance ce que je propose lors d’ateliers collaboratifs présentiels.
Faciliter dans un espace-temps différent de celui du présentiel, adapter ses pratiques aux spécificités du distanciel, utiliser à bon escient l’espace virtuel, exploiter efficacement les outils tels que Zoom ou Adobe Connect… Tout ça ne s’improvise pas ! Alors, même s’il a fallu s’adapter en urgence ces dernières semaines, je me réjouis de me poser maintenant pour renforcer mon savoir-faire auprès d’un organisme de référence tel que Formapart.
Et puis la mise en pratique se fera très rapidement puisque l’INSET de Nancy lance une web-série inédite d’ateliers participatifs pour prendre du recul sur notre rapport au numérique… Série que j’aurai le plaisir de concevoir et de faciliter avec mon co-équipier Etienne Arpaillanges. Mais patience… je vous en dirai bientôt plus 😉 !
Mon intuition m’a récemment soufflé l’idée d’une mini-série pleine de légèreté et de souffle pour aborder les temps collaboratifs ! Je commence aujourd’hui en vous proposant 5 citations qui vous donneront des clés pour travailler en intelligence collective.
Pour l’anecdote, en ce moment, je cherche développer cette petite voix intérieure qu’on nomme intuition… Et grâce à Clotilde Dussoulier, du blog Changemavie.com, je sais que la meilleure façon de le faire, c’est d’écouter. Ecouter et mettre en œuvre ces suggestions qui se présentent à nous et qui ont l’air de venir de nulle part : https://changemavie.com/episodes/intuition2.
Alors, hop ! Battant le fer tant qu’il était chaud, je vous ai concocté un petit best of de phrases qui me donnent des ailes ou m’aident à garder le cap dans ma vie de formatrice et de facilitatrice.
Dans la vraie vie, je les ai toutes imprimées et plastifiées. Et dès que j’arrive dans un nouveau lieu d’intervention, je les affiche pour donner le ton, selon le thème abordé : intelligence collective, créativité, communication positive ou encore changement personnel.
Aujourd’hui, je partage avec vous 5 citations « vitales » pour aider un groupe à travailler en intelligence collective. Réflexions inspirantes, clins d’oeil positifs, règles de fonctionnement donneront le ton de vos ateliers participatifs.
Bien sûr, cette première base est à compléter, bonifier, diffuser sans modération ! Vous me direz ce que vous en pensez ?
Au sein de votre équipe, de votre réseau ou dans votre comité de pilotage, prendre des décisions en groupe vous semble toujours compliqué, long, laborieux ? Vous avez l’impression que finalement, ce sont toujours les mêmes qui imposent leur choix aux autres ? Que la majorité silencieuse, à défaut de s’exprimer, déploie une telle force d’inertie que les projets actés sont freinés au moment de la mise en œuvre ?
Alors, il serait peut-être utile de vous tourner du côté des outils issus de la démocratie participative pour expérimenter le choix partagé !
Outil d’animation participative n°2 : le vote gommettes
Aujourd’hui, je vous propose de découvrir le vote gommettes qui permet de faire émerger les idées / propositions qu’un groupe souhaite transformer en projets concrets.
Cette technique s’applique particulièrement bien après une séance de créativité ayant mobilisé 6 à 15 personnes (brainstorming, brainwriting…). Pendant cette phase préalable, vous aurez collecté de nombreuses idées, chacune écrite au marqueur sur un post-it® individuel.
Le principe est de reproduire en direct le processus de vote dans l’isoloir.
Comment animer concrètement cette séquence ? Je décompose pour vous dans ce document chacune des 11 étapes nécessaires. C’est très simple, vous n’avez qu’à vous laisser guider.
Mes conseils pour que cela fonctionne
Le plus important dans cette technique, c’est de faire en sorte que chacun fasse son choix individuellement, en son âme et conscience, sans se laisser influencer par les autres membres du groupe.
Pour cela, je vous recommande fortement :
-
de veiller à ce que chaque votant note individuellement pour lui (par exemple sur un bloc-note) la répartition de ses gommettes avant toute manipulation
-
d’attendre que tout le monde ait noté son choix avant de faire voter collectivement
-
une fois que chacun est prêt, d’inciter tout le groupe à aller en même temps reporter son vote écrit sur les post-it®, par le biais des gommettes
-
de vérifier que tout le monde a bien collé l’intégralité de ses gommettes avant de procéder au décompte des idées ayant recueilli le plus grand nombre de gommettes.
Et bien sûr, cet outil n’est à utiliser que si, sincèrement, le choix du groupe sera accepté et exploité à l’issue de la séance. Rien de pire pour démotiver toute une équipe qu’une consultation de façade qui n’aurait pas de conséquence sur les décisions prises !
Voilà, il ne vous reste plus qu’à acheter un paquet de gommettes pour tester ce processus ludique qui remporte l’adhésion de tous les groupes avec qui je l’expérimente. Au plaisir de lire vos retours d’expérience sur cette animation participative !
Lisez aussi :
Pfff… Vous vous étiez pourtant fixé un ordre du jour clair avec des objectifs précis pour cette réunion ! Mais une fois de plus, digressions, questions hors sujet, duels d’opinions ont pris le pas sur ce que vous aviez prévu !
Comment faire pour que les participants à vos réunions restent centrés sur les sujets définis sans dépenser tout votre temps et votre énergie à réguler la parole ?
Pour ma part, lorsque j’anime des groupes de travail, j’utilise quasi systématiquement les murs d’expression. Après l’affirmation-thèse évoquée dans mon précédent article, je vous invite à découvrir aujourd’hui ces précieux outils de régulation des « hors sujets ».
Outil d’animation participative n°2 : les murs d’expression
Crédit photo : Alexandre LAVERSIN – INSET de Nancy
Une opinion non exprimée rend sourd !
Si les participants à vos réunions s’expriment autant en dehors du cadre, c’est qu’ils ont de bonnes raisons de le faire ! Quand ils arrivent en réunion, ils ont souvent en tête des points qu’ils pourraient régler rapidement avec l’ensemble du groupe ou avec un ou plusieurs collègues… qu’il s’agisse d’une information dont ils ont absolument besoin pour boucler un dossier, d’un collaborateur à remplacer au pied levé, d’un article sensible paru dans la presse ce matin ou d’un problème d’agenda… Il est tentant pour eux de saisir l’occasion d’avoir les personnes ressources « sous la main » pour avancer sur leurs propres projets.
De votre côté, vous avez intérêt à favoriser cette expression car une opinion non exprimée rend sourd ! Tant que Christine, responsable du service commercial n’aura pas exprimé son inquiétude sur le mauvais prévisionnel de novembre, il lui sera difficile de se concentrer sur les documents de communication de 2016… On peut la comprendre !
Avec les murs d’expression, vous allez faire en sorte que toutes les réflexions / questions / opinions sans lien direct avec l’ordre du jour s’expriment au fur et à mesure de la réunion, sans en perturber le déroulement.
Suivez le mode d’emploi en 4 étapes.
Première étape : préparez l’ordre du jour, le matériel et la salle de réunion
Dans votre ordre du jour, prévoyez un moment en fin de réunion consacré aux points divers et préservez coûte que coûte ce temps d’expression (ex : ¼ d’heure pour une réunion de 2 heures)
Préparez le matériel suivant :
- un paperboard
- du scotch ou de la patafix
- de grands post-its rectangulaires de différentes couleurs vives
- des marqueurs noirs (1 par personne)
- deux feuilles A4 ou A5 de couleur vive sur lesquelles vous dessinerez respectivement un point d’interrogation et un point d’exclamation.
Avant d’accueillir vos premiers participants, accrochez sur les murs deux feuilles de paperboard. Vous collerez sur la première votre point d’interrogation et sur l’autre votre point d’exclamation.
D’un point de vue pratique, choisissez un emplacement pour vos feuilles de paperboard qui soit facilement visible et accessible par chacun sans déranger son voisin…
Vos murs d’expression sont prêts à être complétés !
Deuxième étape : expliquez le fonctionnement des murs d’expression aux participants
- En ouverture de votre réunion, rappelez l’ordre du jour à chacun.
- Indiquez à vos participants qu’il est fort probable qu’émergent pendant la réunion des questions, des remarques, des opinions, des propositions sans rapport direct avec l’ordre du jour… notre cerveau fonctionnant par association d’idées.
- Annoncez qu’il est prévu de les aborder lors du dernier point de l’ordre du jour : questions diverses.
- Demandez à chacun de noter sur les post-its mis à disposition toutes ces questions ou remarques, en respectant quelques règles :
- une seule idée par post-it
- écrite au marqueur (pour que tout le monde puisse la lire)
- à noter au fur et à mesure de leur apparition
- à coller en cours de réunion sur les 2 murs prévus à cet effet
Troisième étape : aidez les participants à jouer le jeu
Si les membres de votre groupe de travail n’ont pas l’habitude de ce genre de pratiques, il est fort probable qu’ils n’adoptent pas tout de suite le réflexe « post-its ». Pendant la réunion, certains vont sûrement amorcer des digressions orales. Par exemple : « C’est bien beau de préparer notre plan d’action dans notre coin. Mais pourquoi on n’associe pas les élus à notre réflexion pour une fois ? Ca éviterait qu’ils écartent la moitié de nos propositions sans les avoir comprises… ».
Dans ce cas, en tant qu’animateur de réunion, vous devez inviter la personne à noter son idée sur un post-it et à la coller sur le mur correspondant. Vous en profiterez pour rappeler à tous que les autres remarques / questions sont invitées à suivre le même chemin et qu’elles seront discutées en fin de réunion.
Quatrième étape : procédez à la cueillette des idées exprimées
En fin de réunion, recueillez tous les post-its apparus sur vos murs. Lisez-les à voix haute et si vous ne comprenez pas le contenu, demandez à son auteur de le préciser. Traitez chaque question / remarque apparue. Si des points méritent d’être retravaillés en profondeur en équipe, proposez de les intégrer à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Ainsi, vos participants seront davantage impliqués car ils verront abordés des sujets qui les préoccupent vraiment.
Quelques déclinaisons possibles
Selon la composition de votre groupe, vos objectifs et le type d’expression que vous souhaitez privilégier, toutes les déclinaisons des murs questions / exclamations sont possibles.
Par exemple, lors d’une réunion de debriefing d’un projet collectif, prévoyez un mur des réussites et un mur des difficultés rencontrées. Pour rebooster le moral de votre équipe, incitez chacun à compléter un mur des bonnes nouvelles.
Si votre espace de travail le permet, pour les projets à long terme, je préconise également un mur permanent retraçant une frise chronologique. Vous y noterez le point de départ de votre projet, l’aboutissement souhaité et les avancées réalisées au fur et à mesure. Très utile pour entretenir la motivation en mesurant le chemin déjà parcouru !
Ci-dessous, par exemple, un mur présent à l’Office du Tourisme de Bitche. Il s’agit là d’un outil de management visuel de sa démarche qualité.
Et vous, quels exemples de murs d’expression avez-vous déjà rencontrés ou testés ? J’attends vos partages d’expériences ou vos questions à ce sujet. A très bientôt !
Passée la trève du mois d’août, les réunions de rentrée vont s’enchaîner dans votre entreprise, votre collectivité ou votre association. Et justement, vous devez animer une de ces rencontres prochainement…
Attention : la belle énergie que vos collègues ou collaborateurs auront retrouvée en vacances risque de retomber comme un soufflé si votre réunion ressemble comme deux gouttes d’eau à toutes les précédentes ! Eh oui, notre cerveau a besoin de deux choses capitales pour se mettre en éveil : d’une part de la nouveauté, d’autre part de l’implication !
Pour relever ce défi d’une rentrée dynamique, je vous propose de tester un nouvel outil participatif : l’affirmation-thèse… parfaite pour confronter les points de vue !
Outil n°1 : l’affirmation-thèse
Un sujet divise votre équipe ? Vous craignez que les tensions ou les frustrations s’installent incidieusement ? Vous aimeriez que toutes les opinions soient exprimées, entendues et comprises par tous ? Que chacun prenne un peu de recul pour comprendre l’avis des autres ?
Bonne nouvelle : en tant qu’animateur de réunion, vous pouvez utiliser l’affirmation-thèse qui répond parfaitement à ces objectifs !
Quelques exemples d’affirmations-thèses :
- « Un plan de communication efficace ? Impossible quand on a un budget en baisse ! » »
- « Pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ! »
- « S’impliquer dans un réseau, c’est avant tout y consacrer beaucoup de temps ! »
Vous remarquez que ces phrases ont en commun d’exprimer une opinion… avec une once de provocation, me direz-vous ! C’est bien le but : faire réagir votre public… mais en évitant les écueils des débats classiques : la monopolisation de la parole par quelques-uns, le ton qui monte, les esprits qui s’échauffent et en fin de compte, des tensions exacerbées !
Voici point par point la méthode pour utiliser cet outil.
Comment préparer une affirmation-thèse ?
- Pour commencer, réfléchissez à une phrase sur laquelle vous aimeriez faire réagir votre équipe. Vous devez pressentir qu’elle va provoquer des opinions contrastées. Privilégiez une formule brève, facilement compréhensible.
- Si possible faites-la tester par une personne ou deux personnes qui ne seront pas présente à la réunion et sauront la garder confidentielle. Le but : vous assurer qu’elles en ont bien compris le sens. Ajustez votre phrase si ce n’est pas le cas.
- Préparez votre matériel pour la réunion :
- Inscrivez au marqueur sur une feuille de paperboard votre affirmation-thèse
- Sous cette phrase, tracez un tableau à 4 colonnes aux en-têtes suivants : tout à fait vrai, plutôt vrai, plutôt faux, tout à fait faux
- Procurez-vous également des gommettes (toutes de la même couleur).
Comment animer une affirmation-thèse ?
- Le jour J, annoncez aux participants qu’ils sont réunis pour s’exprimer sur un sujet les concernant tous (il faut que ce soit le cas, bien sûr !).
- Dévoilez votre affirmation-thèse à l’aide du paperboard que vous aurez préparé.
- Invitez chaque participant à se positionner par rapport à la phrase révélée : est-il / elle tout à fait en accord avec ? plutôt d’accord ? plutôt opposé ? ou tout à fait opposé ? La réflexion doit se faire en silence, sans débat pour commencer.
- Distribuez à tout le monde une gommette.
- Demandez à chacun de venir – en même temps – coller sa gommette dans la colonne correspondant à sa propre opinion.
- Puis invitez l’ensemble du groupe de citer à l’oral un maximum d’arguments pour chacune des 4 positions possibles.
Par exemple :
« Qu’est-ce qui nous permet de dire qu’il est tout à fait vrai que pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ? »
« Qu’est-ce qui nous permet de dire que c’est tout à fait faux ?»
Très important : quel que soit son avis de départ, chaque personne peut et même doit contribuer à donner des arguments sur chacune des positions ! Pensez également à collecter d’abord les arguments correspondant aux opinions extrêmes.
- Notez au fur et à mesure ces arguments sur des post-its et collez-les dans la colonne du tableau adéquate.
- Au bout de 10 à 15 minutes, suspendez les échanges et relisez à voix haute tous les arguments cités par le groupe.
- Attirez l’attention de tous sur la diversité des opinions et sur le fait que chaque point de vue se justifie.
Que faire après avoir utilisé cet outil ?
J’ai remarqué que cet exercice permet de développer l’écoute et la compréhension au sein d’un groupe. Il nous rappelle que personne dans un groupe ne détient la vérité absolue… et, avantage non négligeable, il nécessite 15 à 20 minutes maximum pour être mené intégralement !
C’est une bonne base pour commencer un travail collaboratif. Vous pouvez par exemple poursuivre en constituant des sous-groupes thématiques. Pour cela, associez de préférence des personnes qui n’avaient pas le même avis sur le sujet de départ.
Il vous reste quelques jours pour tester cet outil avant la rentrée… et me poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur son application. A vous de jouer et à bientôt pour découvrir 2 autres outils d’animation participatifs 🙂 !
Avant de clore complètement cet article, je tiens à saluer ici Catherine Lecomte de la société Interagir Conseil qui, la première, m’a fait découvrir la force de l’intelligence collective lors de ses formations passionnantes ! C’est à elle que je dois la technique dde l’affirmation-thèse. Merci Catherine !
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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Vous connaissez désormais la formule magique qui permet de transformer n’importe quel problème en défi créatif (cf. article précédent) ! Je vous propose maintenant d’apprendre à remanier votre question autant de fois que nécessaire jusqu’à en faire un véritable challenge motivant auquel toute votre équipe aura envie de chercher des solutions innovantes… Suivez le guide !
1ère étape : Sondez votre motivation
Commencez par explorer votre motivation et celle de votre groupe de travail à résoudre votre problème. Ce travail est crucial ! Si vous n’êtes pas tous enthousiasmés par le défi créatif, il y a peu de chances que vous vous investissiez en profondeur pour trouver des idées nouvelles sur ce sujet, que vous les transformiez en projet et que vous les défendiez ensuite auprès des personnes décisionnaires !
La question de la motivation se creuse de la façon suivante : chaque personne impliquée dans la séance de créativité doit être capable d’indiquer ce qu’elle aime dans ce projet et pour quelles raisons. Concrètement,vous allez à tour de rôle expliquer votre point de vue en commençant par « Ce que j’aime dans ce projet, c’est… parce que… ».
Rappelez-vous : tant qu’une personne du groupe ne trouve pas de réelle envie à s’investir dans votre défi créatif, c’est que vous n’avez pas trouvé la bonne façon de le formuler.
2e étape : Reformulez votre défi créatif grâce à 3 outils différents
Dans un deuxième temps, vous allez malaxer la version brouillon de votre défi créatif pour le réécrire jusqu’à ce qu’il remporte l’adhésion de tous.
Différentes techniques peuvent être mises en œuvre :
- Celle des synonymes consiste à chercher toutes les alternatives possibles à chaque mot important du défi créatif. Par exemple, « intégrer » peut regrouper les significations suivantes : « connaître, comprendre, maîtriser, adhérer, appliquer… ». En faisant ce travail, vous trouverez certainement que certains termes du défi méritent d’être remplacés par d’autres.
- Un second moyen pour explorer son défi créatif est de lister toutes les personnes impliquées par le projet et d’adopter leur point de vue sur la question. Cet exercice est facilement réalisable à partir de 2 phrases : « Pour A, le problème le plus important, c’est de… » et « Pour A, ce serait génial si… ». En vous mettant dans la peau de tous ceux que le projet va impacter, vous allez probablement vous apercevoir que vous aviez oublié certaines données du problème. Et une nouvelle version de votre défi créatif va voir le jour.
- Vous pouvez également réaliser une carte mentale (ou mindmap) pour explorer le sujet sous toutes ces facettes. Pour cela, placez au centre d’une feuille le mot-clé principal du défi créatif et associez-y, en groupe, un maximum de termes en rebondissant d’une idée à l’autre. Cette technique que l’on peut réaliser à la main ou à l’aide d’un logiciel du type xmind.net permet de développer une vision synthétique du défi créatif en prenant en compte tous ses aspects. A l’issue de ce travail, vous allez sûrement vouloir réécrire votre question clé.
Formuler un défi créatif prend du temps !
Grâce à cette phase exploratoire, le point de vue des autres participants de votre séance de créativité vous aura aidé à regarder votre défi créatif sous un autre angle. Vous aurez ainsi posé les bases d’une recherche de nouvelles idées fructueuses.
Vous pouvez choisir de travailler sur deux, trois ou quatre des outils présentés ci-dessus, selon le temps alloué. Si vous êtes pressé, utilisez au minimum la technique dela motivation – incontournable – et celle des synonymes. Consacrez au moins 30 à 40 minutes à cette étape (vous pouvez prendre jusqu’à 2 heures pour les défis les plus complexes).
D’accord, ce n’est pas rien, mais, vous l’aurez compris, ce temps est nécessaire pour ne pas passer à côté de l’essentiel. En conclusion, je vous livre cette phrase d’Albert Einstein qui résume bien l’importance de ce travail : « Si j’avais une heure pour sauver le monde, je passerais 59 minutes à définir le problème et une minute à trouver des solutions. ».
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous déjà essayé de chercher des idées en équipe pour vous apercevoir finalement que la question n’était pas forcément bien formulée au départ ? Comment vous y prenez-vous pour explorer un problème avant de foncer sur la recherche de solutions ? Partagez ici vos expériences et vos conseils. Ce blog est fait pour ça et j’ai hâte de lire vos commentaires !
Il y a 15 jours, j’animais une formation dédiée aux techniques de créativité pour innover. La plupart des participants avaient déjà une idée bien précise des problèmes à résoudre dans leur vie professionnelle. Pour certains, il s’agissait d’améliorer les procédures de travail au sein d’une équipe, pour d’autres, promouvoir des produits locaux auprès des consommateurs, pour d’autres encore, lancer un vaste projet culturel.
C’est justement parce qu’ils avaient une perception a priori nette de leur problème que je leur ai demandé de travailler en groupe sur la reformulation précise de cette question sous forme de défi créatif ! Si ce travail a pu leur sembler déstabilisant dans un premier temps, ils ont tous reconnus ensuite sa nécessité absolue… Parce que bien souvent, derrière une problématique apparente se cachent d’autres questions, plus précises, plus importantes ou plus urgentes.
Au fait, c’est quoi un défi créatif ?
Il s’agit d’une question qui va permettre à un groupe de trouver des solutions innovantes sur un sujet donné, par exemple via un brainstorming. Elle doit être brève (pas plus d’une vingtaine de mots), facilement compréhensible, précise, motivante et orientée vers une recherche de nouvelles idées.
Concrètement, si vous souhaitez résoudre un problème grâce à la créativité, dans un premier temps, reformulez-le en commençant impérativement par la formule magique « Comment faire pour… ? ». Vous obtenez un défi créatif, qu’on pourrait qualifier de brouillon ou première esquisse car il ne faut pas s’arrêter à cette première mouture !
Ne vous contentez pas de la première formulation !
Prenons un exemple : dans un service administratif, de nombreux changements organisationnels sont prévus. Ils portent notamment sur la durée du temps de travail. La responsable de ce service souhaiterait que ces nouvelles dispositions soient comprises, acceptées et appliquées par toute l’équipe.
La première formulation de son défi créatif ressemblait à quelque chose comme « Comment faire pour que tout le monde intègre la nouvelle organisation du temps de travail dans l’équipe ? ». En creusant ce sujet en groupe, après différents remaniements, elle a finalement opté pour une nouvelle question : « Comment faire pour que les agents administratifs et les collègues des autres services co-construisent et partagent les nouvelles règles de fonctionnement du service ? »
Dans cette seconde version, la notion de « tout le monde » a été précisée et rassemble à la fois les membres de l’équipe et les personnes qui travaillent avec elle. Par ailleurs, l’idée d’intégration a été transformée en projet de co-construction et de partage. Une approche beaucoup plus collaborative du problème, n’est-ce pas ? Enfin, l’organisation du temps de travail a été élargie à l’ensemble des nouvelles règles de fonctionnement du service, dont le planning hebdomadaire n’était qu’un aspect.
Comment cette transformation s’est-elle opérée ? A travers différentes étapes que je vous livrerai dans mon prochain article…
D’ici là, si la démarche vous intéresse, entraînez-vous à transformer des problèmes que vous rencontrez au travail ou dans votre vie professionnelle en défis créatifs. Vous allez sûrement commencer à les regarder sous un autre angle 😉 !