Si vous avez lu mes précédents articles sur l’animation d’une table ronde : “Au secours, je dois animer une table ronde” et sa suite, vous avez compris l’importance de bien préparer ce type d’événement. Pour aller plus loin, je vous ai concocté une liste de questions et d’amorces avec que vous pourrez utiliser pour faire parler vos intervenants… ou votre public !
Attention aux questions stériles !
Trop souvent, j’entends dire “pas facile de faire réagir les gens”, “j’ai beau leur poser des questions, personne ne répond” ou “ce sont toujours les mêmes qui prennent la parole”. Mais quand j’essaye d’en savoir plus, j’apprends que les questions posées ressemblaient à : “Est-ce que vous avez des questions ou des remarques sur ce qui vient d’être dit ?”, “Cette expérience de réorganisation des services a-t-elle été bien vécue ?”,”Votre entreprise est réputée pour sa capacité d’innovation. Vous me le confirmez ?”
Oui, une fois, écrit, cela saute aux yeux : toutes ces questions n’appellent pas d’autres réponses que oui ou non, ce sont des questions fermées ! Très utiles pour valider une information donnée ou pour clore rapidement une série d’échanges… Mais surtout pas pour susciter des réactions !
A la place, utilisez plutôt une des formules que je vais vous proposer. Avec cet anti-sèche, vous n’aurez plus d’excuses si on continue à entendre voler les mouches pendant vos tables rondes !
Pour susciter le story-telling :
Les gens adorent qu’on leur raconte des histoires ! Pour aider vos intervenants à amorcer des récits, notamment pour témoigner de leur expérience, vous pouvez piocher dans les propositions suivantes :
- “Racontez-nous la première fois où…”
- “A quoi ressembliez-vous à l’époque ? Qu’est-ce que vous pensiez ? Qu’est-ce qui était important pour vous ?”
- “Comment vous est venu ce déclic / cette idée ?”
- “Qu’est-ce que vous vous êtes dit la première fois où… ?”
- “Comment les gens ont-ils réagi la première fois que…? “
- “Qu’est-ce qui a changé depuis que… ?”
- “Qu’est-ce que vous n’auriez jamais imaginé en mettant en place ceci…?”
- “Quels sont les effets positifs de ce changement… et les points négatifs ?”
Pour favoriser le transfert d’expérience :
Le public de votre table ronde est peut-être venu dans l’idée de tirer des leçons de l’expérience de vos intervenants pour les transposer dans leur propre vie. Dans ce cas, posez à vos témoins des questions qui vont leur permettre de conseiller utilement leurs auditeurs. Par exemple :
- “Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaiterait se lancer comme vous…?”
- “Qu’est-ce que vous auriez aimé qu’on vous dise quand vous avez commencé à… ?”
- “Quelles sont à votre avis les erreurs à éviter absolument ?”
- “Quelles sont les qualités à développer pour pouvoir… ?”
- “Qu’avez-vous appris ?”
- “Que feriez-vous différemment aujourd’hui si c’était à refaire ?”
- “Quelles sont les 3 grandes leçons que vous auriez envie de retenir de cette expérience dans une autre vie ?”
Pour faire réagir votre public :
Enfin, pour solliciter les gens dans la salle, après que vos intervenants aient apporté leur éclairage, pensez à demander :
- “Qui parmi vous a vécu une expérience similaire ou différente de celles qu’on vient d’entendre ?” > puis questionnez la personne qui se sera signalée avec les amorces de récit ci-dessus…
- “Quels points avez-vous besoin de clarifier dans ce qu’on vient d’entendre ?”
- “Quelles questions vous viennent concernant le point suivant : … ?”
- “Qu’est-ce qui vous semble vraiment important dans les témoignages entendus ?”
- “Quels compléments pouvez-vous apporter aux éclairages que l’on vient d’avoir ?”
- “Qu’est-ce qui vous a surpris / interpelé / ému dans les propos de… ?”
- “Qu’est-ce que vous retenez de ce retour d’expériences ?”
- “Qu’est-ce qu’on n’aurait pas abordé pendant cette table ronde ?”
A tester aussi ailleurs qu’en table ronde !
Bien sûr, toutes ces amorces et questions fonctionnent aussi très bien pour d’autres événements qu’une table ronde. Testez-les en réunion de travail, en formation, en rendez-vous réseautage… et dites-m’en des nouvelles ! J’attends vos réactions, vos commentaires, vos questions et vos idées complémentaires.
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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Ca y est, vous l’avez enfin décroché, ce rendez-vous professionnel qui vous tenait tant à cœur ! Mais à peine le temps de vous réjouir que déjà, vous imaginez le pire : un horrible manipulateur qui va chercher à vous déstabiliser, un prospect pressé qui voudra se débarrasser de vous ou bien une DRH blasée qui vous posera des questions sans écouter les réponses ! Avec un peu d’imagination, votre scénario prend des allures de cauchemar !
Je sais ce que vous pouvez vivre car moi, pendant longtemps, j’étais très angoissée par la seule perspective de devoir me présenter à un ou une parfaite inconnu(e).
Mais depuis que j’ai compris que le plus important n’était pas de « me vendre » mais de m’intéresser sincèrement à la personne en face de moi, les choses sont devenues beaucoup plus faciles !
Comment faire ? En prenant le temps de préparer la rencontre à travers les questions suivantes…
Qui vais-je avoir en face de moi ?
Bon, soyons honnête : il se se peut que vous ayez très peu de chance et que la personne qui va vous consacrer une demi-heure de son temps (ou plus) le fasse par pur désœuvrement ou parce qu’elle ne sait pas dire non… Dans 1 à 2% des cas, cela risque d’arriver, n’excluons pas cette possibilité.
Heureusement, la plupart du temps, si « on » vous reçoit en entretien professionnel c’est qu’ « on » estime qu’il y a une probabilité pour que vous puissiez travailler ensemble un jour ou l’autre ! Ben, oui, c’est peut-être une évidence mais utile à rappeler quand le mental s’emballe !
Mais pour que cette personne aient envie de travailler avec vous, il faut qu’elle puisse vous faire confiance. Et pour cela, d’après mon expérience, il y a une chose à faire absolument, c’est vous intéresser sincèrement à elle !
Quel est son univers de référence ?
Tout commence avant l’entretien. Là, pas de mystère, il va falloir vous documenter au maximum pour comprendre dans quel monde professionnel celui (ou celle) qui vous reçoit évolue et quels sont ses points de référence.
Heureusement, les outils ne manquent pas :
- le site web de la société pour connaître ses champs d’intervention, son actualité, ses projets,
- un organigramme pour comprendre le rôle de votre interlocuteur dans la structure,
- les réseaux sociaux Facebook, Viadeo ou Linkedin pour connaître son parcours, ses aspirations et ses centres d’intérêt… et peut-être mettre un premier visage sur un nom.
Quelle curiosité cela éveille-t-il en moi ?
Une fois que vous avez collecté toutes ces informations (pourquoi pas sous forme de liste, de schéma ou de carte mentale), entourez, surlignez ou annotez celles que vous avez en commun avec cette personne. Par exemple, elle a organisé une journée d’études sur l’exportation en Allemagne et vous avez justement travaillé dans une équipe franco-allemande pendant plusieurs années.
Ce travail va vous permettre :
- de lister vos compétences les plus intéressantes pour votre interlocuteur. Ce sera plus facile d’en parler le jour-même !
- de soulever 2 ou 3 questions précises que vous pourrez poser en entretien pour mieux comprendre son environnement professionnel et montrer votre intérêt pour une future coopération,
- et aussi – surtout ? – de canaliser une partie de votre stress en entrant dans l’action.
Et vous, devant votre ordinateur, à la maison ou sur le trajet, que faites-vous pour préparer un rendez-vous professionnel important ? Partagez avec nous vos trucs et astuces pour gérer votre anxiété avant un entretien !
Au plaisir de vous lire 🙂
Isabelle
Vous connaissez désormais la formule magique qui permet de transformer n’importe quel problème en défi créatif (cf. article précédent) ! Je vous propose maintenant d’apprendre à remanier votre question autant de fois que nécessaire jusqu’à en faire un véritable challenge motivant auquel toute votre équipe aura envie de chercher des solutions innovantes… Suivez le guide !
1ère étape : Sondez votre motivation
Commencez par explorer votre motivation et celle de votre groupe de travail à résoudre votre problème. Ce travail est crucial ! Si vous n’êtes pas tous enthousiasmés par le défi créatif, il y a peu de chances que vous vous investissiez en profondeur pour trouver des idées nouvelles sur ce sujet, que vous les transformiez en projet et que vous les défendiez ensuite auprès des personnes décisionnaires !
La question de la motivation se creuse de la façon suivante : chaque personne impliquée dans la séance de créativité doit être capable d’indiquer ce qu’elle aime dans ce projet et pour quelles raisons. Concrètement,vous allez à tour de rôle expliquer votre point de vue en commençant par « Ce que j’aime dans ce projet, c’est… parce que… ».
Rappelez-vous : tant qu’une personne du groupe ne trouve pas de réelle envie à s’investir dans votre défi créatif, c’est que vous n’avez pas trouvé la bonne façon de le formuler.
2e étape : Reformulez votre défi créatif grâce à 3 outils différents
Dans un deuxième temps, vous allez malaxer la version brouillon de votre défi créatif pour le réécrire jusqu’à ce qu’il remporte l’adhésion de tous.
Différentes techniques peuvent être mises en œuvre :
- Celle des synonymes consiste à chercher toutes les alternatives possibles à chaque mot important du défi créatif. Par exemple, « intégrer » peut regrouper les significations suivantes : « connaître, comprendre, maîtriser, adhérer, appliquer… ». En faisant ce travail, vous trouverez certainement que certains termes du défi méritent d’être remplacés par d’autres.
- Un second moyen pour explorer son défi créatif est de lister toutes les personnes impliquées par le projet et d’adopter leur point de vue sur la question. Cet exercice est facilement réalisable à partir de 2 phrases : « Pour A, le problème le plus important, c’est de… » et « Pour A, ce serait génial si… ». En vous mettant dans la peau de tous ceux que le projet va impacter, vous allez probablement vous apercevoir que vous aviez oublié certaines données du problème. Et une nouvelle version de votre défi créatif va voir le jour.
- Vous pouvez également réaliser une carte mentale (ou mindmap) pour explorer le sujet sous toutes ces facettes. Pour cela, placez au centre d’une feuille le mot-clé principal du défi créatif et associez-y, en groupe, un maximum de termes en rebondissant d’une idée à l’autre. Cette technique que l’on peut réaliser à la main ou à l’aide d’un logiciel du type xmind.net permet de développer une vision synthétique du défi créatif en prenant en compte tous ses aspects. A l’issue de ce travail, vous allez sûrement vouloir réécrire votre question clé.
Formuler un défi créatif prend du temps !
Grâce à cette phase exploratoire, le point de vue des autres participants de votre séance de créativité vous aura aidé à regarder votre défi créatif sous un autre angle. Vous aurez ainsi posé les bases d’une recherche de nouvelles idées fructueuses.
Vous pouvez choisir de travailler sur deux, trois ou quatre des outils présentés ci-dessus, selon le temps alloué. Si vous êtes pressé, utilisez au minimum la technique dela motivation – incontournable – et celle des synonymes. Consacrez au moins 30 à 40 minutes à cette étape (vous pouvez prendre jusqu’à 2 heures pour les défis les plus complexes).
D’accord, ce n’est pas rien, mais, vous l’aurez compris, ce temps est nécessaire pour ne pas passer à côté de l’essentiel. En conclusion, je vous livre cette phrase d’Albert Einstein qui résume bien l’importance de ce travail : « Si j’avais une heure pour sauver le monde, je passerais 59 minutes à définir le problème et une minute à trouver des solutions. ».
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous déjà essayé de chercher des idées en équipe pour vous apercevoir finalement que la question n’était pas forcément bien formulée au départ ? Comment vous y prenez-vous pour explorer un problème avant de foncer sur la recherche de solutions ? Partagez ici vos expériences et vos conseils. Ce blog est fait pour ça et j’ai hâte de lire vos commentaires !
Il y a 15 jours, j’animais une formation dédiée aux techniques de créativité pour innover. La plupart des participants avaient déjà une idée bien précise des problèmes à résoudre dans leur vie professionnelle. Pour certains, il s’agissait d’améliorer les procédures de travail au sein d’une équipe, pour d’autres, promouvoir des produits locaux auprès des consommateurs, pour d’autres encore, lancer un vaste projet culturel.
C’est justement parce qu’ils avaient une perception a priori nette de leur problème que je leur ai demandé de travailler en groupe sur la reformulation précise de cette question sous forme de défi créatif ! Si ce travail a pu leur sembler déstabilisant dans un premier temps, ils ont tous reconnus ensuite sa nécessité absolue… Parce que bien souvent, derrière une problématique apparente se cachent d’autres questions, plus précises, plus importantes ou plus urgentes.
Au fait, c’est quoi un défi créatif ?
Il s’agit d’une question qui va permettre à un groupe de trouver des solutions innovantes sur un sujet donné, par exemple via un brainstorming. Elle doit être brève (pas plus d’une vingtaine de mots), facilement compréhensible, précise, motivante et orientée vers une recherche de nouvelles idées.
Concrètement, si vous souhaitez résoudre un problème grâce à la créativité, dans un premier temps, reformulez-le en commençant impérativement par la formule magique « Comment faire pour… ? ». Vous obtenez un défi créatif, qu’on pourrait qualifier de brouillon ou première esquisse car il ne faut pas s’arrêter à cette première mouture !
Ne vous contentez pas de la première formulation !
Prenons un exemple : dans un service administratif, de nombreux changements organisationnels sont prévus. Ils portent notamment sur la durée du temps de travail. La responsable de ce service souhaiterait que ces nouvelles dispositions soient comprises, acceptées et appliquées par toute l’équipe.
La première formulation de son défi créatif ressemblait à quelque chose comme « Comment faire pour que tout le monde intègre la nouvelle organisation du temps de travail dans l’équipe ? ». En creusant ce sujet en groupe, après différents remaniements, elle a finalement opté pour une nouvelle question : « Comment faire pour que les agents administratifs et les collègues des autres services co-construisent et partagent les nouvelles règles de fonctionnement du service ? »
Dans cette seconde version, la notion de « tout le monde » a été précisée et rassemble à la fois les membres de l’équipe et les personnes qui travaillent avec elle. Par ailleurs, l’idée d’intégration a été transformée en projet de co-construction et de partage. Une approche beaucoup plus collaborative du problème, n’est-ce pas ? Enfin, l’organisation du temps de travail a été élargie à l’ensemble des nouvelles règles de fonctionnement du service, dont le planning hebdomadaire n’était qu’un aspect.
Comment cette transformation s’est-elle opérée ? A travers différentes étapes que je vous livrerai dans mon prochain article…
D’ici là, si la démarche vous intéresse, entraînez-vous à transformer des problèmes que vous rencontrez au travail ou dans votre vie professionnelle en défis créatifs. Vous allez sûrement commencer à les regarder sous un autre angle 😉 !