Il y a quelques jours, le responsable des services techniques d’une ville de 20.000 habitants m’appelle pour me demander conseil. Il vient d’organiser un atelier de production d’idées avec ses agents mais est déçu par le résultat produit : relativement peu de propositions et surtout rien de vraiment innovant ! Du coup, il se dit que finalement, son équipe n’est sûrement pas très créative… et il appréhende la présentation des résultats au directeur général des services qui s’est invité à la prochaine réunion avec l’équipe !
En essayant de décrypter avec lui ce qui avait pu freiner la créativité de son équipe, je me suis dit que cela ferait un sujet d’article intéressant.
En effet, j’entends souvent dire : « J’ai beau essayer, ça ne prend pas vraiment. » ; « Ce genre de public n’est pas capable de sortir de sa routine. », « Ca marche bien avec des cadres, pas avec des agents techniques », etc.
La plupart du temps, en décortiquant la méthode utilisée, je m’aperçois que certaines erreurs sont venues brider le processus d’innovation. Avant de décréter que votre équipe n’est pas créative, posez-vous les questions suivantes…
Est-ce que le groupe était bien constitué ?
Dans le cas évoqué, le manager avait invité 6 agents à participer à son atelier de créativité. C’est trop peu, surtout quand il s’agit de personnes qui n’ont pas l’habitude de participer à ce genre de réunions ! Le nombre idéal de participants pour générer des idées se situe entre 8 et 12 personnes.
Bien sûr, le profil des individus rassemblé compte aussi énormément. Plus vous aurez de diversité dans un groupe et plus celui-ci sera fécond. Ce facteur n’était pas respecté dans la réunion dont je vous parle car tous ses membres étaient des hommes, issus de la même équipe, travaillant déjà tous sur le même sujet. J’ai conseillé à mon interlocuteur d’associer à ses futures réunions des femmes, provenant d’autres services (techniques et administratifs), pouvant porter un regard neuf sur le sujet.
Est-ce que les gens ont pu s’imprégner du sujet ?
« Si j’avais une heure pour résoudre un problème, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème et seulement cinq minutes à trouver la solution. ». On doit ce sage conseil à Albert Einstein.
Dans tout processus créatif, la phase d’imprégnation est indispensable. Il faut que les participants aient le temps d’explorer le sujet sous différents angles, d’expliquer comment ils le comprennent, de voir ce qui se fait ailleurs sur la même thématique… avant de commencer à produire des idées. A ce stade, vous inciterez votre équipe à faire du benchmarking, à se mettre dans la peau des différents acteurs impliqués par le sujet, à partager leurs informations et à les regrouper sous forme d’une carte mentale, etc.
Le cadre dont je vous parle avait bien en tête cette étape indispensable et y a consacré une bonne moitié de réunion, ce qui semble approprié pour un sujet relativement simple.
Est-ce que les freins ont été exprimés et pris en compte ?
Dans une étape suivante, le responsable en question a demandé à ses agents – ce qui est fort conseillé – ce qui pourrait les empêcher de s’investir dans ce projet d’auto-évaluation. De nombreux freins ont été exprimés : peur de ne pas être soutenus par la direction, peur de manquer de temps pour cette nouvelle tâche, peur de ne pas disposer des moyens nécessaires, peur du regard des collègues, etc.
C’est une bonne chose car dès qu’un groupe aborde un changement, des peurs existent et des résistances au changement se forment. Le problème, c’est que ces freins restent souvent latents, non exprimés… Et qu’ils réapparaissent au moment de la production d’idées, voire de la mise en œuvre des projets !
Dans le cas présent, les freins ont été exprimés mais probablement trop rapidement traités. Mon interlocuteur m’a indiqué « Je les ai rassurés et leur ai dit que la direction les soutiendrait dans le projet ». Il n’est pas certain que cela ait suffit à apaiser les inquiétudes. Je lui ai donc conseillé de faire s’exprimer son DG sur le sujet lors de la réunion où il s’est auto-invité. Il faut que les questions soulevées puissent être discutées directement avec la direction et que des garanties soient données aux agents pour les sécuriser dans le processus de changement qu’on attend d’eux.
Est-ce que vous êtes allés au-delà des premières idées ?
Quand j’ai demandé à notre manager combien d’idées avaient été émises par le groupe et en combien de temps, il m’a répondu : 20 idées en 5 minutes. C’est déjà beaucoup sur une durée si courte !
Le problème est que la réunion s’est interrompue juste après ce premier brainstorming, pour respecter le timing annoncé au départ. Le groupe n’a donc pas eu le temps de faire autre chose que de livrer les idées les plus évidentes pour répondre à la problématique.
Avant que les idées les plus innovantes émergent, il est nécessaire de faire s’exprimer les plus banales.
Et surtout, une fois que celles-ci ont été notées, il faut commencer le travail de divergence ! Celui-ci consiste à relancer la production d’idées avec des techniques qui vont obliger notre cerveau à puiser dans son imaginaire pour répondre aux questions qu’on lui pose.
Par exemple, on peut demander au groupe d’imaginer comment il résoudrait le problème s’il était une troupe de cracheurs de feu, une colonie de fourmis ou une délégation de diplomates. On peut aussi l’inviter à retourner le problème et lister toutes les façons de faire échouer le projet. Ou lui faire dessiner la solution idéale. Ou lui proposer une marche silencieuse de 10 minutes en dehors de la salle de réunion pour aller glaner des idées. Ou utiliser des stimuli sensoriels (sons, textures, odeurs, goûts…) qui vont ouvrir de nouvelles pistes de réflexion.
Les techniques de relance créatives sont très nombreuses, vous n’avez que l’embarras du choix. Mais le plus important à retenir est qu’il faut stimuler plusieurs fois la créativité de votre équipe, avec plusieurs processus différents jusqu’à ce que vous ayez obtenu un nombre suffisant d’idées !
Est-ce que vous avez accordé assez de temps au problème ?
C
Dans le cas évoqué avec vous aujourd’hui, j’ai conseillé à mon interlocuteur :
- d’organiser une seconde séance de production d’idées avec les mêmes volontaires mais aussi d’autres personnes extérieures à l’équipe
- de différer l’étape de convergence qui consiste à trier les idées produites, à sélectionner les plus intéressantes et à les transformer en projet
…bref, d’accorder à son sujet une réunion de plus que ce qu’il avait prévu au départ…
En effet, pour être créatifs, nos cerveaux ont besoin de temps. La preuve avec cette vidéo produite par une agence de communication pour sensibiliser ses clients sur cette question : http://bit.ly/1ebhZXN
Il y aurait encore beaucoup à dire sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre quand on veut animer des ateliers de créativité en équipe (notamment sur la nécessité des échauffements créatifs) ! Mais je reviendrai sur le sujet dans un prochain article. En attendant, j’aurai plaisir à lire vos réactions à cet article et vos retours d’expérience sur vos propres séances de production d’idées.
A bientôt !
Au sein de votre équipe, de votre réseau ou dans votre comité de pilotage, prendre des décisions en groupe vous semble toujours compliqué, long, laborieux ? Vous avez l’impression que finalement, ce sont toujours les mêmes qui imposent leur choix aux autres ? Que la majorité silencieuse, à défaut de s’exprimer, déploie une telle force d’inertie que les projets actés sont freinés au moment de la mise en œuvre ?
Alors, il serait peut-être utile de vous tourner du côté des outils issus de la démocratie participative pour expérimenter le choix partagé !
Outil d’animation participative n°2 : le vote gommettes
Aujourd’hui, je vous propose de découvrir le vote gommettes qui permet de faire émerger les idées / propositions qu’un groupe souhaite transformer en projets concrets.
Cette technique s’applique particulièrement bien après une séance de créativité ayant mobilisé 6 à 15 personnes (brainstorming, brainwriting…). Pendant cette phase préalable, vous aurez collecté de nombreuses idées, chacune écrite au marqueur sur un post-it® individuel.
Le principe est de reproduire en direct le processus de vote dans l’isoloir.
Comment animer concrètement cette séquence ? Je décompose pour vous dans ce document chacune des 11 étapes nécessaires. C’est très simple, vous n’avez qu’à vous laisser guider.
Mes conseils pour que cela fonctionne
Le plus important dans cette technique, c’est de faire en sorte que chacun fasse son choix individuellement, en son âme et conscience, sans se laisser influencer par les autres membres du groupe.
Pour cela, je vous recommande fortement :
-
de veiller à ce que chaque votant note individuellement pour lui (par exemple sur un bloc-note) la répartition de ses gommettes avant toute manipulation
-
d’attendre que tout le monde ait noté son choix avant de faire voter collectivement
-
une fois que chacun est prêt, d’inciter tout le groupe à aller en même temps reporter son vote écrit sur les post-it®, par le biais des gommettes
-
de vérifier que tout le monde a bien collé l’intégralité de ses gommettes avant de procéder au décompte des idées ayant recueilli le plus grand nombre de gommettes.
Et bien sûr, cet outil n’est à utiliser que si, sincèrement, le choix du groupe sera accepté et exploité à l’issue de la séance. Rien de pire pour démotiver toute une équipe qu’une consultation de façade qui n’aurait pas de conséquence sur les décisions prises !
Voilà, il ne vous reste plus qu’à acheter un paquet de gommettes pour tester ce processus ludique qui remporte l’adhésion de tous les groupes avec qui je l’expérimente. Au plaisir de lire vos retours d’expérience sur cette animation participative !
Lisez aussi :
Pfff… Vous vous étiez pourtant fixé un ordre du jour clair avec des objectifs précis pour cette réunion ! Mais une fois de plus, digressions, questions hors sujet, duels d’opinions ont pris le pas sur ce que vous aviez prévu !
Comment faire pour que les participants à vos réunions restent centrés sur les sujets définis sans dépenser tout votre temps et votre énergie à réguler la parole ?
Pour ma part, lorsque j’anime des groupes de travail, j’utilise quasi systématiquement les murs d’expression. Après l’affirmation-thèse évoquée dans mon précédent article, je vous invite à découvrir aujourd’hui ces précieux outils de régulation des « hors sujets ».
Outil d’animation participative n°2 : les murs d’expression
Crédit photo : Alexandre LAVERSIN – INSET de Nancy
Une opinion non exprimée rend sourd !
Si les participants à vos réunions s’expriment autant en dehors du cadre, c’est qu’ils ont de bonnes raisons de le faire ! Quand ils arrivent en réunion, ils ont souvent en tête des points qu’ils pourraient régler rapidement avec l’ensemble du groupe ou avec un ou plusieurs collègues… qu’il s’agisse d’une information dont ils ont absolument besoin pour boucler un dossier, d’un collaborateur à remplacer au pied levé, d’un article sensible paru dans la presse ce matin ou d’un problème d’agenda… Il est tentant pour eux de saisir l’occasion d’avoir les personnes ressources « sous la main » pour avancer sur leurs propres projets.
De votre côté, vous avez intérêt à favoriser cette expression car une opinion non exprimée rend sourd ! Tant que Christine, responsable du service commercial n’aura pas exprimé son inquiétude sur le mauvais prévisionnel de novembre, il lui sera difficile de se concentrer sur les documents de communication de 2016… On peut la comprendre !
Avec les murs d’expression, vous allez faire en sorte que toutes les réflexions / questions / opinions sans lien direct avec l’ordre du jour s’expriment au fur et à mesure de la réunion, sans en perturber le déroulement.
Suivez le mode d’emploi en 4 étapes.
Première étape : préparez l’ordre du jour, le matériel et la salle de réunion
Dans votre ordre du jour, prévoyez un moment en fin de réunion consacré aux points divers et préservez coûte que coûte ce temps d’expression (ex : ¼ d’heure pour une réunion de 2 heures)
Préparez le matériel suivant :
- un paperboard
- du scotch ou de la patafix
- de grands post-its rectangulaires de différentes couleurs vives
- des marqueurs noirs (1 par personne)
- deux feuilles A4 ou A5 de couleur vive sur lesquelles vous dessinerez respectivement un point d’interrogation et un point d’exclamation.
Avant d’accueillir vos premiers participants, accrochez sur les murs deux feuilles de paperboard. Vous collerez sur la première votre point d’interrogation et sur l’autre votre point d’exclamation.
D’un point de vue pratique, choisissez un emplacement pour vos feuilles de paperboard qui soit facilement visible et accessible par chacun sans déranger son voisin…
Vos murs d’expression sont prêts à être complétés !
Deuxième étape : expliquez le fonctionnement des murs d’expression aux participants
- En ouverture de votre réunion, rappelez l’ordre du jour à chacun.
- Indiquez à vos participants qu’il est fort probable qu’émergent pendant la réunion des questions, des remarques, des opinions, des propositions sans rapport direct avec l’ordre du jour… notre cerveau fonctionnant par association d’idées.
- Annoncez qu’il est prévu de les aborder lors du dernier point de l’ordre du jour : questions diverses.
- Demandez à chacun de noter sur les post-its mis à disposition toutes ces questions ou remarques, en respectant quelques règles :
- une seule idée par post-it
- écrite au marqueur (pour que tout le monde puisse la lire)
- à noter au fur et à mesure de leur apparition
- à coller en cours de réunion sur les 2 murs prévus à cet effet
Troisième étape : aidez les participants à jouer le jeu
Si les membres de votre groupe de travail n’ont pas l’habitude de ce genre de pratiques, il est fort probable qu’ils n’adoptent pas tout de suite le réflexe « post-its ». Pendant la réunion, certains vont sûrement amorcer des digressions orales. Par exemple : « C’est bien beau de préparer notre plan d’action dans notre coin. Mais pourquoi on n’associe pas les élus à notre réflexion pour une fois ? Ca éviterait qu’ils écartent la moitié de nos propositions sans les avoir comprises… ».
Dans ce cas, en tant qu’animateur de réunion, vous devez inviter la personne à noter son idée sur un post-it et à la coller sur le mur correspondant. Vous en profiterez pour rappeler à tous que les autres remarques / questions sont invitées à suivre le même chemin et qu’elles seront discutées en fin de réunion.
Quatrième étape : procédez à la cueillette des idées exprimées
En fin de réunion, recueillez tous les post-its apparus sur vos murs. Lisez-les à voix haute et si vous ne comprenez pas le contenu, demandez à son auteur de le préciser. Traitez chaque question / remarque apparue. Si des points méritent d’être retravaillés en profondeur en équipe, proposez de les intégrer à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Ainsi, vos participants seront davantage impliqués car ils verront abordés des sujets qui les préoccupent vraiment.
Quelques déclinaisons possibles
Selon la composition de votre groupe, vos objectifs et le type d’expression que vous souhaitez privilégier, toutes les déclinaisons des murs questions / exclamations sont possibles.
Par exemple, lors d’une réunion de debriefing d’un projet collectif, prévoyez un mur des réussites et un mur des difficultés rencontrées. Pour rebooster le moral de votre équipe, incitez chacun à compléter un mur des bonnes nouvelles.
Si votre espace de travail le permet, pour les projets à long terme, je préconise également un mur permanent retraçant une frise chronologique. Vous y noterez le point de départ de votre projet, l’aboutissement souhaité et les avancées réalisées au fur et à mesure. Très utile pour entretenir la motivation en mesurant le chemin déjà parcouru !
Ci-dessous, par exemple, un mur présent à l’Office du Tourisme de Bitche. Il s’agit là d’un outil de management visuel de sa démarche qualité.
Et vous, quels exemples de murs d’expression avez-vous déjà rencontrés ou testés ? J’attends vos partages d’expériences ou vos questions à ce sujet. A très bientôt !
Formateur régulier ou occasionnel, vous avez déjà entendu parler de cartes mentales… Mais vous vous demandez si le mindmapping n’est pas avant tout un effet de mode… Et surtout, vous ne voyez pas ce que concrètement vous pourriez en faire dans votre activité de formation…
Avant de tourner le dos à cette technique, prenez 5 minutes pour découvrir tout ce qu’elle pourrait vous apporter !
Créer un déroulé d’intervention, sonder les connaissances d’un groupe sur un sujet donné, transmettre de l’information de façon synthétique et visuelle, aider les apprenants à mémoriser des apports… ce ne sont que quelques-uns des nombreux usages possibles des cartes mentales au service de la pédagogie.
La preuve ici : Mindmapping et pédagogie ou en ligne !
Si vous avez lu mes précédents articles sur l’animation d’une table ronde : « Au secours, je dois animer une table ronde » et sa suite, vous avez compris l’importance de bien préparer ce type d’événement. Pour aller plus loin, je vous ai concocté une liste de questions et d’amorces avec que vous pourrez utiliser pour faire parler vos intervenants… ou votre public !
Attention aux questions stériles !
Trop souvent, j’entends dire « pas facile de faire réagir les gens », « j’ai beau leur poser des questions, personne ne répond » ou « ce sont toujours les mêmes qui prennent la parole ». Mais quand j’essaye d’en savoir plus, j’apprends que les questions posées ressemblaient à : « Est-ce que vous avez des questions ou des remarques sur ce qui vient d’être dit ? », « Cette expérience de réorganisation des services a-t-elle été bien vécue ? », »Votre entreprise est réputée pour sa capacité d’innovation. Vous me le confirmez ? »
Oui, une fois, écrit, cela saute aux yeux : toutes ces questions n’appellent pas d’autres réponses que oui ou non, ce sont des questions fermées ! Très utiles pour valider une information donnée ou pour clore rapidement une série d’échanges… Mais surtout pas pour susciter des réactions !
A la place, utilisez plutôt une des formules que je vais vous proposer. Avec cet anti-sèche, vous n’aurez plus d’excuses si on continue à entendre voler les mouches pendant vos tables rondes !
Pour susciter le story-telling :
Les gens adorent qu’on leur raconte des histoires ! Pour aider vos intervenants à amorcer des récits, notamment pour témoigner de leur expérience, vous pouvez piocher dans les propositions suivantes :
- « Racontez-nous la première fois où… »
- « A quoi ressembliez-vous à l’époque ? Qu’est-ce que vous pensiez ? Qu’est-ce qui était important pour vous ? »
- « Comment vous est venu ce déclic / cette idée ? »
- « Qu’est-ce que vous vous êtes dit la première fois où… ? »
- « Comment les gens ont-ils réagi la première fois que…? «
- « Qu’est-ce qui a changé depuis que… ? »
- « Qu’est-ce que vous n’auriez jamais imaginé en mettant en place ceci…? »
- « Quels sont les effets positifs de ce changement… et les points négatifs ? »
Pour favoriser le transfert d’expérience :
Le public de votre table ronde est peut-être venu dans l’idée de tirer des leçons de l’expérience de vos intervenants pour les transposer dans leur propre vie. Dans ce cas, posez à vos témoins des questions qui vont leur permettre de conseiller utilement leurs auditeurs. Par exemple :
- « Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaiterait se lancer comme vous…? »
- « Qu’est-ce que vous auriez aimé qu’on vous dise quand vous avez commencé à… ? »
- « Quelles sont à votre avis les erreurs à éviter absolument ? »
- « Quelles sont les qualités à développer pour pouvoir… ? »
- « Qu’avez-vous appris ? »
- « Que feriez-vous différemment aujourd’hui si c’était à refaire ? »
- « Quelles sont les 3 grandes leçons que vous auriez envie de retenir de cette expérience dans une autre vie ? »
Pour faire réagir votre public :
Enfin, pour solliciter les gens dans la salle, après que vos intervenants aient apporté leur éclairage, pensez à demander :
- « Qui parmi vous a vécu une expérience similaire ou différente de celles qu’on vient d’entendre ? » > puis questionnez la personne qui se sera signalée avec les amorces de récit ci-dessus…
- « Quels points avez-vous besoin de clarifier dans ce qu’on vient d’entendre ? »
- « Quelles questions vous viennent concernant le point suivant : … ? »
- « Qu’est-ce qui vous semble vraiment important dans les témoignages entendus ? »
- « Quels compléments pouvez-vous apporter aux éclairages que l’on vient d’avoir ? »
- « Qu’est-ce qui vous a surpris / interpelé / ému dans les propos de… ? »
- « Qu’est-ce que vous retenez de ce retour d’expériences ? »
- « Qu’est-ce qu’on n’aurait pas abordé pendant cette table ronde ? »
A tester aussi ailleurs qu’en table ronde !
Bien sûr, toutes ces amorces et questions fonctionnent aussi très bien pour d’autres événements qu’une table ronde. Testez-les en réunion de travail, en formation, en rendez-vous réseautage… et dites-m’en des nouvelles ! J’attends vos réactions, vos commentaires, vos questions et vos idées complémentaires.
Vous avez dans le viseur une réunion de plus de 10 personnes, dont certaines ne se connaissent pas ?
Pour impliquer tout le monde, susciter des idées nouvelles et aboutir à un rendu pertinent en fin de la journée, rien de tel que de faire travailler les gens en sous-groupes. Mais la grande question est : comment organiser le travail dans les ateliers pour qu’il soit vraiment efficace ?
Eh oui, décider de cogiter ensemble des personnes qui ne se connaissent pas, c’est très intéressant… Mais les risques que cela ne fonctionne pas sont réels aussi ! Pour vous aider à animer efficacement vos prochains groupes de travail, voici des conseils qui vous permettront d’éviter les 5 pièges les plus courants.
Piège n°1 : les gens ne se mélangent pas !
Si votre réunion rassemble des personnes qui se connaissent et d’autres pas, il y a de fortes chances pour que les sous-groupes s’auto-organisent selon le principe de « Je me rapproche de ceux qui me sont familiers. ». Dommage si votre objectif était de décloisonner pour sortir des sentiers battus, produire de nouvelles idées, mixer des points de vue différents !
Pour lutter contre cette tendance, une astuce très simple : forcez la mixité en distribuant à chaque participant un jeton, un visuel ou un petit objet. Vous en aurez prévu de 3 ou 4 sortes différentes (autant que de groupes à constituer). Les personnes possédant le même signe de reconnaissance constitueront un sous-groupe.
Vous pouvez faire la même chose sans support visuel : demandez par exemple à toutes les personnes portant un tee-shirt à rayures de travailler ensemble, idem pour celles qui ont des lunettes ou ont les cheveux courts.
Personnellement, j’ai emprunté à un formateur un « truc » qui produit toujours son petit effet. Sans prévenir à l’avance, à l’oral, j’attribue à chaque personne un type de fruit. Concrètement, je le regarde dans les yeux et lui dis « Catherine, pour cet exercice, vous serez banane », « Jean-Paul, vous serez kiwi », « Laure, vous serez citron », etc. (2 à 5 fruits différents selon le nombre de sous-groupes à constituer). Puis, je demande à tous les citrons de travailler ensemble, ainsi qu’à toutes les bananes et à tous les kiwis. Je vous assure que quand les participants se demandent « Tu es kiwi toi ? » et se répondent « Ah non, moi, c’est banane ! Les kiwis, c’est là-bas. », cela provoque quelques éclats de rire !
L’atmosphère se dégèle vite et vous ne risquez pas de tomber dans le piège suivant…
Piège n°2 : les gens ne se parlent pas !
Imaginons que vous avez constitué les sous-groupes de façon très classique…
Il va vous falloir aider les gens à vaincre leurs inévitables tendances timides. Pour cela, rien de tel qu’un ou deux exercices brise-glace dans chaque sous-groupe. Pour créer de la cohésion, je vous recommande de confier un challenge aux participants d’un même atelier : se trouver un maximum de points communs dans un temps limité. Les réponses pourront être : « Nous avons tous subi les embouteillages en arrivant ce matin. », « Nous avons tous plus de 3 ans d’ancienneté sur notre poste », « Nous aimons tous cuisiner »… ou toute autre chose !
Si vous souhaitez aider les gens à sortir des représentations professionnelles pour s’intéresser davantage à leur singularité, demandez leur de se présenter sous forme de portrait chinois : « si j’étais une musique, un film, une couleur, une recette de cuisine, je serais… ».
Pour stimuler leur créativité, testez les photo-langages ou objets-langages : les participants choisissent un visuel ou un petit objet qui représente bien leur personnalité (ou leur humeur en début de réunion) et expliquent aux autres leur choix.
Encore une idée : chaque personne indique au groupe l’autre métier qu’elle aurait pu exercer ou celui qu’elle rêverait de faire… Cela permet de découvrir les gens sous une autre facette.
Piège n°3 : le groupe se disperse !
Ca y est, les gens se parlent, ils sont même complètement absorbés par leur sujet… au point qu’ils en oublient les consignes de travail ! Ce piège sera facilement évité si vous avez demandé à chaque sous-groupe de se choisir un « gardien des consignes » et si vous remettez à cette personne un récapitulatif écrit de ce qui est attendu du groupe.
Piège n°4 : le timing n’est pas respecté !
Je ne rencontre plus jamais ce problème depuis que je demande systématiquement à une personne du groupe de s’auto-désigner « gardien du temps ». Quel confort pour l’animateur de ne plus avoir à s’inquiéter de cette question !
Piège n°5 : la restitution est confuse !
Prévenez tout le monde en début de séance que le travail en atelier sera suivi d’une présentation au reste du groupe et qu’il va donc falloir l’organiser.
Sur le même principe que les conseils précédents, demandez à chaque sous-groupe de prévoir un ou plusieurs « porte-parole » chargé(s) de restituer le fruit des échanges au reste des participants.
Je vous conseille même de prévoir un rôle d’« écrivain public » qui s’assurera que les idées de ses collègues seront bien lisibles pour les autres (par exemple, sous forme d’un schéma sur paperboard ou d’un support numérique vidéoprojeté).
Pour aller plus loin…
Votre réunion doit aborder différents thèmes et vous avez prévu plusieurs moments de travail en sous-groupe se succédant ?
Pour une coopération tirant le meilleur parti de l’intelligence collective, je vous conseille – à chaque nouvelle séquence – de :
- demander aux participants de changer de groupe de travail (cf. piège n°1 : les gens ne se mélangent pas)
- faire changer les rôles de gardien du temps, gardien des consignes, écrivain public et porte-parole.
En bonus, je vous ai préparé des visuels qui pourront vous servir de chevalet pour répartir ces rôles dont je viens de vous parler. Comme ça, les responsabilités sont clairement établies et chacun sait ce qu’il a à faire !
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Ca y est, vous l’avez enfin décroché, ce rendez-vous professionnel qui vous tenait tant à cœur ! Mais à peine le temps de vous réjouir que déjà, vous imaginez le pire : un horrible manipulateur qui va chercher à vous déstabiliser, un prospect pressé qui voudra se débarrasser de vous ou bien une DRH blasée qui vous posera des questions sans écouter les réponses ! Avec un peu d’imagination, votre scénario prend des allures de cauchemar !
Je sais ce que vous pouvez vivre car moi, pendant longtemps, j’étais très angoissée par la seule perspective de devoir me présenter à un ou une parfaite inconnu(e).
Mais depuis que j’ai compris que le plus important n’était pas de « me vendre » mais de m’intéresser sincèrement à la personne en face de moi, les choses sont devenues beaucoup plus faciles !
Comment faire ? En prenant le temps de préparer la rencontre à travers les questions suivantes…
Qui vais-je avoir en face de moi ?
Bon, soyons honnête : il se se peut que vous ayez très peu de chance et que la personne qui va vous consacrer une demi-heure de son temps (ou plus) le fasse par pur désœuvrement ou parce qu’elle ne sait pas dire non… Dans 1 à 2% des cas, cela risque d’arriver, n’excluons pas cette possibilité.
Heureusement, la plupart du temps, si « on » vous reçoit en entretien professionnel c’est qu’ « on » estime qu’il y a une probabilité pour que vous puissiez travailler ensemble un jour ou l’autre ! Ben, oui, c’est peut-être une évidence mais utile à rappeler quand le mental s’emballe !
Mais pour que cette personne aient envie de travailler avec vous, il faut qu’elle puisse vous faire confiance. Et pour cela, d’après mon expérience, il y a une chose à faire absolument, c’est vous intéresser sincèrement à elle !
Quel est son univers de référence ?
Tout commence avant l’entretien. Là, pas de mystère, il va falloir vous documenter au maximum pour comprendre dans quel monde professionnel celui (ou celle) qui vous reçoit évolue et quels sont ses points de référence.
Heureusement, les outils ne manquent pas :
- le site web de la société pour connaître ses champs d’intervention, son actualité, ses projets,
- un organigramme pour comprendre le rôle de votre interlocuteur dans la structure,
- les réseaux sociaux Facebook, Viadeo ou Linkedin pour connaître son parcours, ses aspirations et ses centres d’intérêt… et peut-être mettre un premier visage sur un nom.
Quelle curiosité cela éveille-t-il en moi ?
Une fois que vous avez collecté toutes ces informations (pourquoi pas sous forme de liste, de schéma ou de carte mentale), entourez, surlignez ou annotez celles que vous avez en commun avec cette personne. Par exemple, elle a organisé une journée d’études sur l’exportation en Allemagne et vous avez justement travaillé dans une équipe franco-allemande pendant plusieurs années.
Ce travail va vous permettre :
- de lister vos compétences les plus intéressantes pour votre interlocuteur. Ce sera plus facile d’en parler le jour-même !
- de soulever 2 ou 3 questions précises que vous pourrez poser en entretien pour mieux comprendre son environnement professionnel et montrer votre intérêt pour une future coopération,
- et aussi – surtout ? – de canaliser une partie de votre stress en entrant dans l’action.
Et vous, devant votre ordinateur, à la maison ou sur le trajet, que faites-vous pour préparer un rendez-vous professionnel important ? Partagez avec nous vos trucs et astuces pour gérer votre anxiété avant un entretien !
Au plaisir de vous lire 🙂
Isabelle
La plupart des dirigeants d’entreprise que je rencontre en formation m’avouent qu’ils ne prennent pas le temps de poser leur plan de communication par écrit ! Mais très vite, ils réalisent à quel point il est important de mettre en place une vraie stratégie pour s’adresser aux bonnes cibles de communication et atteindre leurs objectifs. Surtout quand ils comprennent qu’ils vont enfin arrêter de gaspiller leur budget communication dans des actions dont ils ne mesurent absolument pas l’impact !
Alors vient une des questions que l’on me pose le plus souvent :
Comment fait-on concrètement pour rédiger un plan de communication ?
Si la question est simple, la réponse nécessite de synthétiser un grand nombre d’informations. Je vous propose donc un mode d’emploi sous forme de carte mentale, à consulter, au choix :
– au format jpg
– ou – beaucoup plus confortable – sur Xmind.net
L’exemple que j’ai choisi est celui d’un musée (fictif) qui souhaite complètement revoir sa stratégie de communication. Vous pourrez naturellement remplacer le nom de cette structure par celui de votre entreprise et vous n’aurez plus qu’à vous laisser guider !
Si vous avez des questions à la lecture de ce document, je vous répondrai volontiers. Bonne découverte et à bientôt !
Vos clients actuels sont la plus grande richesse de votre entreprise… En terme de chiffre d’affaires, cela va de soi ! Mais avez-vous vraiment réalisé à quel point ils pouvaient être également précieux pour votre communication ?
En connaissant bien vos clients et vos prospects, vous serez capable d’identifier clairement vos forces et vos faiblesses, le niveau de votre notoriété et l’image associée à votre société. En allant plus loin, vous saurez aussi mesurer l’impact de vos actions de communication actuelles, pour savoir ce qu’il est utile de poursuivre, de développer, de changer, voire d’abandonner. Et vous pourrez même apprendre comment encourager le phénomène de recommandation et comment construire des opérations de promotion encore plus efficaces (cf. mon article Co-construisez votre stratégie de communication).
Oui, mais bon, pour cela, il va falloir commencer par leur poser les bonnes questions !
Comment réaliser une enquête de clientèle efficace ?
Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, je vous propose un mode d’emploi sous forme de carte mentale, à consulter, au choix :
– au format jpg
– ou – beaucoup plus confortable – sur Xmind.net
L’exemple que j’ai choisi est celui d’un centre de soins (fictif) qui possède différents points d’accueil, a récemment changé de nom et n’a pour l’instant jamais interrogé sérieusement sa clientèle actuelle ou potentielle. Vous pourrez naturellement remplacer le nom de cette structure par celui de votre entreprise et vous n’aurez plus qu’à vous laisser guider !
Et je suis bien entendu à votre disposition pour vous aider à adapter la méthodologie à vos propres besoins ! Bonne lecture et à bientôt :-).
Vous connaissez désormais la formule magique qui permet de transformer n’importe quel problème en défi créatif (cf. article précédent) ! Je vous propose maintenant d’apprendre à remanier votre question autant de fois que nécessaire jusqu’à en faire un véritable challenge motivant auquel toute votre équipe aura envie de chercher des solutions innovantes… Suivez le guide !
1ère étape : Sondez votre motivation
Commencez par explorer votre motivation et celle de votre groupe de travail à résoudre votre problème. Ce travail est crucial ! Si vous n’êtes pas tous enthousiasmés par le défi créatif, il y a peu de chances que vous vous investissiez en profondeur pour trouver des idées nouvelles sur ce sujet, que vous les transformiez en projet et que vous les défendiez ensuite auprès des personnes décisionnaires !
La question de la motivation se creuse de la façon suivante : chaque personne impliquée dans la séance de créativité doit être capable d’indiquer ce qu’elle aime dans ce projet et pour quelles raisons. Concrètement,vous allez à tour de rôle expliquer votre point de vue en commençant par « Ce que j’aime dans ce projet, c’est… parce que… ».
Rappelez-vous : tant qu’une personne du groupe ne trouve pas de réelle envie à s’investir dans votre défi créatif, c’est que vous n’avez pas trouvé la bonne façon de le formuler.
2e étape : Reformulez votre défi créatif grâce à 3 outils différents
Dans un deuxième temps, vous allez malaxer la version brouillon de votre défi créatif pour le réécrire jusqu’à ce qu’il remporte l’adhésion de tous.
Différentes techniques peuvent être mises en œuvre :
- Celle des synonymes consiste à chercher toutes les alternatives possibles à chaque mot important du défi créatif. Par exemple, « intégrer » peut regrouper les significations suivantes : « connaître, comprendre, maîtriser, adhérer, appliquer… ». En faisant ce travail, vous trouverez certainement que certains termes du défi méritent d’être remplacés par d’autres.
- Un second moyen pour explorer son défi créatif est de lister toutes les personnes impliquées par le projet et d’adopter leur point de vue sur la question. Cet exercice est facilement réalisable à partir de 2 phrases : « Pour A, le problème le plus important, c’est de… » et « Pour A, ce serait génial si… ». En vous mettant dans la peau de tous ceux que le projet va impacter, vous allez probablement vous apercevoir que vous aviez oublié certaines données du problème. Et une nouvelle version de votre défi créatif va voir le jour.
- Vous pouvez également réaliser une carte mentale (ou mindmap) pour explorer le sujet sous toutes ces facettes. Pour cela, placez au centre d’une feuille le mot-clé principal du défi créatif et associez-y, en groupe, un maximum de termes en rebondissant d’une idée à l’autre. Cette technique que l’on peut réaliser à la main ou à l’aide d’un logiciel du type xmind.net permet de développer une vision synthétique du défi créatif en prenant en compte tous ses aspects. A l’issue de ce travail, vous allez sûrement vouloir réécrire votre question clé.
Formuler un défi créatif prend du temps !
Grâce à cette phase exploratoire, le point de vue des autres participants de votre séance de créativité vous aura aidé à regarder votre défi créatif sous un autre angle. Vous aurez ainsi posé les bases d’une recherche de nouvelles idées fructueuses.
Vous pouvez choisir de travailler sur deux, trois ou quatre des outils présentés ci-dessus, selon le temps alloué. Si vous êtes pressé, utilisez au minimum la technique dela motivation – incontournable – et celle des synonymes. Consacrez au moins 30 à 40 minutes à cette étape (vous pouvez prendre jusqu’à 2 heures pour les défis les plus complexes).
D’accord, ce n’est pas rien, mais, vous l’aurez compris, ce temps est nécessaire pour ne pas passer à côté de l’essentiel. En conclusion, je vous livre cette phrase d’Albert Einstein qui résume bien l’importance de ce travail : « Si j’avais une heure pour sauver le monde, je passerais 59 minutes à définir le problème et une minute à trouver des solutions. ».
Qu’en pensez-vous ? Avez-vous déjà essayé de chercher des idées en équipe pour vous apercevoir finalement que la question n’était pas forcément bien formulée au départ ? Comment vous y prenez-vous pour explorer un problème avant de foncer sur la recherche de solutions ? Partagez ici vos expériences et vos conseils. Ce blog est fait pour ça et j’ai hâte de lire vos commentaires !