Attention aux questions stériles !

Trop souvent, j’entends dire “pas facile de faire réagir les gens”, “j’ai beau leur poser des questions, personne ne répond” ou “ce sont toujours les mêmes qui prennent la parole”. Mais quand j’essaye d’en savoir plus, j’apprends que les questions posées ressemblaient à : “Est-ce que vous avez des questions ou des remarques sur ce qui vient d’être dit ?”, “Cette expérience de réorganisation des services a-t-elle été bien vécue ?”,”Votre entreprise est réputée pour sa capacité d’innovation. Vous me le confirmez ?”

Oui, une fois, écrit, cela saute aux yeux : toutes ces questions n’appellent pas d’autres réponses que oui ou non, ce sont des questions fermées ! Très utiles pour valider une information donnée ou pour clore rapidement une série d’échanges… Mais surtout pas pour susciter des réactions !

A la place, utilisez plutôt une des formules que je vais vous proposer. Avec cet anti-sèche, vous n’aurez plus d’excuses si on continue à entendre voler les mouches pendant vos tables rondes !

Pour susciter le story-telling :

Les gens adorent qu’on leur raconte des histoires ! Pour aider vos intervenants à amorcer des récits, notamment pour témoigner de leur expérience, vous pouvez piocher dans les propositions suivantes :

• “Racontez-nous la première fois où…”
• “A quoi ressembliez-vous à l’époque ? Qu’est-ce que vous pensiez ? Qu’est-ce qui était important pour vous ?”
• “Comment vous est venu ce déclic / cette idée ?”
• “Qu’est-ce que vous vous êtes dit la première fois où… ?”
• “Comment les gens ont-ils réagi la première fois que…? “
• “Qu’est-ce qui a changé depuis que… ?”
• “Qu’est-ce que vous n’auriez jamais imaginé en mettant en place ceci…?”
• “Quels sont les effets positifs de ce changement… et les points négatifs ?”

Pour favoriser le transfert d’expérience :

Le public de votre table ronde est peut-être venu dans l’idée de tirer des leçons de l’expérience de vos intervenants pour les transposer dans leur propre vie. Dans ce cas, posez à vos témoins des questions qui vont leur permettre de conseiller utilement leurs auditeurs. Par exemple :

• “Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui souhaiterait se lancer comme vous…?”
• “Qu’est-ce que vous auriez aimé qu’on vous dise quand vous avez commencé à… ?”
• “Quelles sont à votre avis les erreurs à éviter absolument ?”
• “Quelles sont les qualités à développer pour pouvoir… ?”
• “Qu’avez-vous appris ?”
• “Que feriez-vous différemment aujourd’hui si c’était à refaire ?”
• “Quelles sont les 3 grandes leçons que vous auriez envie de retenir de cette expérience dans une autre vie ?”

Pour faire réagir votre public :

Enfin, pour solliciter les gens dans la salle, après que vos intervenants aient apporté leur éclairage, pensez à demander :

• “Qui parmi vous a vécu une expérience similaire ou différente de celles qu’on vient d’entendre ?” > puis questionnez la personne qui se sera signalée avec les amorces de récit ci-dessus…
• “Quels points avez-vous besoin de clarifier dans ce qu’on vient d’entendre ?”
• “Quelles questions vous viennent concernant le point suivant : … ?”
• “Qu’est-ce qui vous semble vraiment important dans les témoignages entendus ?”
• “Quels compléments pouvez-vous apporter aux éclairages que l’on vient d’avoir ?”
• “Qu’est-ce qui vous a surpris / interpelé / ému dans les propos de… ?”
• “Qu’est-ce que vous retenez de ce retour d’expériences ?”
• “Qu’est-ce qu’on n’aurait pas abordé pendant cette table ronde ?”

A tester aussi ailleurs qu’en table ronde !

Bien sûr, toutes ces amorces et questions fonctionnent aussi très bien pour d’autres événements qu’une table ronde. Testez-les en réunion de travail, en formation, en rendez-vous réseautage… et dites-m’en des nouvelles ! J’attends vos réactions, vos commentaires, vos questions et vos idées complémentaires.

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Cette fois-ci, projetons-nous au jour J !

Vos intervenants sont en place, le public a répondu présent et vous voici dans le rôle de Monsieur ou Madame Loyal ! A vous de faire en sorte que les échanges soient fluides, animés, constructifs. Oui, mais concrètement, comment faire quand c’est la première fois ?

Pendant la table-ronde :

– Déployez vos antennes ! Toute information sur le déroulement des échanges vous permettra d’en adapter le rythme, la tonalité ou le contenu. Donc, écoutez ce qui se dit, bien sûr, mais surtout, soyez attentif à tous les signes de communication non verbale émis par les intervenants ou le public. La posture, les regards, les gestes vous donnent autant d’indices sur le niveau de concentration dans la salle ; à chaque fois que vous le sentez descendre, introduisez un changement. Par exemple, passez la parole à un autre intervenant, lancez un sondage à main levée, projetez une vidéo… ou proposez une pause !

– Pour solliciter les participants, qu’ils soient à la tribune ou dans la salle, utilisez au maximum des questions ouvertes plutôt que fermées. Par exemple, demandez “Quelles questions ce sujet vous évoque-t-il ?” plutôt que le sempiternel “Avez-vous des questions ?”, qui reste trop souvent sans réponse.

– Si vous avez suivi mes conseils concernant la préparation d’une table ronde, la vôtre doit aborder successivement 2 à 4 thématiques différentes.Dans ce cas, à la fin de chaque partie, synthétisez en 2 ou 3 phrases les idées principales qui ont émergé pendant le débat et créez une transition avec le thème abordé dans la partie suivante.

– Trouvez le bon équilibre entre souplesse et respect du programme pendant les échanges. Permettre à un intervenant de prendre 5 minutes de plus que prévu pour répondre à une question du public, c’est être souple. Le laisser partir dans une digression de 15 minutes, c’est se laisser déborder !

– A la fin des échanges, après une synthèse globale et un mot de remerciement pour chacun, invitez les participants à compléter le questionnaire de satisfaction que vous aurez préparé une semaine avant et à partager un verre avant de partir. Vous pourrez ainsi prendre « à chaud » la température du public.

Après la table ronde :

– Envoyez dès le lendemain, ou au plus tard dans les 48 heures, un mail aux intervenants, les remerciant personnellement pour leur implication.

– Dans les mêmes délais, adressez à tous les participants le compte-rendu de la table ronde, agrémenté de 2 ou 3 photos (Souvenez-vous qu’en phase de préparation, vous avez confié cette mission à votre stagiaire en communication). Si tout cela est joliment mis en page, c’est encore mieux, bien sûr !

Vous voilà normalement prêt à animer votre première table ronde. Cela m’intéresserait fortement d’avoir votre témoignage si vous décidez de suivre tout ou partie de mes conseils sur la préparation ou l’animation d’une telle rencontre.

A vos claviers et à bientôt pour le prochain article !

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Vous vous reconnaissez dans sa situation ? Pas de panique !

Voici quelques conseils qui vous seront utiles pour créer des échanges vivants entre 3 à 6 intervenants et un public venu les écouter et dialoguer avec eux.

Cette semaine, je vais vous parler de la préparation à mettre en place avant l’événement, une fois que les intervenants et participants ont été invités et la salle réservée. C’est cette phase de préparation qui va vous permettre d’arriver zen au jour J, alors consacrez-y le temps nécessaire !

2 à 3 semaines avant :

– Renseignez-vous autant que possible sur les intervenants de votre table ronde. Dans l’idéal, passez un moment par téléphone avec chacun d’eux pour cerner ce qu’il va être intéressant de mettre en valeur chez eux (leur expérience personnelle, leur dernières recherches, des anecdotes…)

– Essayez également d’obtenir des informations sur votre public. Il vous sera plus facile d’animer les débats si vous connaissez les profils et les attentes des gens dans la salle. Vous pouvez éventuellement lancer un petit sondage 1 à 2 semaines avant votre rencontre, via un formulaire Google Documents, par exemple.

Si possible, « recrutez » un photographe qui immortalisera cette rencontre, ainsi qu’un rédacteur qui saura résumer en quelques lignes les idées forces du débat. Pourquoi ne pas confier cette mission à votre stagiaire en BTS communication qui ne demande qu’à faire ses preuves ?

1 semaine avant :

– Préparez un déroulé prévisionnel de la table ronde, en 2 à 4 parties thématiques maximum, avec un temps alloué à chacune. Imaginons par exemple que vous deviez animer une table ronde sur la prévention dentaire , vous pourrez imaginer une 1ère partie consacrée aux dernières avancées scientifiques dans ce domaine, une 2ème aux actions de sensibilisation du grand public et une 3ème aux actions de sensibilisation des scolaires.

– Listez une dizaine de questions à poser aux intervenants pour chaque partie de la table ronde. Quand votre public “séchera”, vous pourrez relancer le débat avec ces questions préparées.

– Si vous connaissez bien certaines personnes dans la salle, vous pouvez éventuellement en faire des complices en leur demandant de préparer quelques questions à l’avance de leur côté. Cette précaution permettra de dynamiser les échanges depuis le public si nécessaire.

– Prévoyez déjà l’après table ronde ! Il va être important pour vous de mesurer le degré de satisfaction des intervenants et des participants, afin de savoir ce qui a bien fonctionné, mais aussi ce que vous devrez améliorer une prochaine fois. Un questionnaire sondant 5 à 10 points précis sera suffisant. Et voici encore éventuellement un bel exercice pratique pour votre stagiaire !

La veille :

Préparez bien la salle et les aspects logistiques. De petits détails peuvent avoir leur importance pour que chacun se sente à l’aise au moment de prendre la parole : de l’eau pour les intervenants, une température confortable, un vidéoprojecteur placé de façon à ne gêner personne, une bonne visibilité, une acoustique de qualité…

Le mois prochain, nous aborderons les bonnes pratiques à mettre en place pendant et après la table ronde pour vous assurer le succès de l’événement. D’ici là, partagez avec nous vos expériences, vos astuces et vos questions sur les aspects préparation, j’y répondrai avec plaisir !

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