Au secours, je dois animer une table ronde ! (1/2)

C’est en substance le message que j’ai reçu il y a quelques jours d’une coordinatrice d’actions sociales et culturelles. On venait de lui confier pour la première fois l’animation d’une table ronde. Elle m’a confié avoir « peur du blanc qui pourrait arriver si les participants n’avaient pas grand chose à dire ».

Vous vous reconnaissez dans sa situation ? Pas de panique !

Voici quelques conseils qui vous seront utiles pour créer des échanges vivants entre 3 à 6 intervenants et un public venu les écouter et dialoguer avec eux.

Cette semaine, je vais vous parler de la préparation à mettre en place avant l’événement, une fois que les intervenants et participants ont été invités et la salle réservée. C’est cette phase de préparation qui va vous permettre d’arriver zen au jour J, alors consacrez-y le temps nécessaire !

2 à 3 semaines avant :

– Renseignez-vous autant que possible sur les intervenants de votre table ronde. Dans l’idéal, passez un moment par téléphone avec chacun d’eux pour cerner ce qu’il va être intéressant de mettre en valeur chez eux (leur expérience personnelle, leur dernières recherches, des anecdotes…)

– Essayez également d’obtenir des informations sur votre public. Il vous sera plus facile d’animer les débats si vous connaissez les profils et les attentes des gens dans la salle. Vous pouvez éventuellement lancer un petit sondage 1 à 2 semaines avant votre rencontre, via un formulaire Google Documents, par exemple.

Si possible, « recrutez » un photographe qui immortalisera cette rencontre, ainsi qu’un rédacteur qui saura résumer en quelques lignes les idées forces du débat. Pourquoi ne pas confier cette mission à votre stagiaire en BTS communication qui ne demande qu’à faire ses preuves ?

1 semaine avant :

– Préparez un déroulé prévisionnel de la table ronde, en 2 à 4 parties thématiques maximum, avec un temps alloué à chacune. Imaginons par exemple que vous deviez animer une table ronde sur la prévention dentaire , vous pourrez imaginer une 1ère partie consacrée aux dernières avancées scientifiques dans ce domaine, une 2ème aux actions de sensibilisation du grand public et une 3ème aux actions de sensibilisation des scolaires.

– Listez une dizaine de questions à poser aux intervenants pour chaque partie de la table ronde. Quand votre public “séchera”, vous pourrez relancer le débat avec ces questions préparées.

– Si vous connaissez bien certaines personnes dans la salle, vous pouvez éventuellement en faire des complices en leur demandant de préparer quelques questions à l’avance de leur côté. Cette précaution permettra de dynamiser les échanges depuis le public si nécessaire.

– Prévoyez déjà l’après table ronde ! Il va être important pour vous de mesurer le degré de satisfaction des intervenants et des participants, afin de savoir ce qui a bien fonctionné, mais aussi ce que vous devrez améliorer une prochaine fois. Un questionnaire sondant 5 à 10 points précis sera suffisant. Et voici encore éventuellement un bel exercice pratique pour votre stagiaire !

La veille :

Préparez bien la salle et les aspects logistiques. De petits détails peuvent avoir leur importance pour que chacun se sente à l’aise au moment de prendre la parole : de l’eau pour les intervenants, une température confortable, un vidéoprojecteur placé de façon à ne gêner personne, une bonne visibilité, une acoustique de qualité…

Le mois prochain, nous aborderons les bonnes pratiques à mettre en place pendant et après la table ronde pour vous assurer le succès de l’événement. D’ici là, partagez avec nous vos expériences, vos astuces et vos questions sur les aspects préparation, j’y répondrai avec plaisir !