3 outils d’animation participative à tester pour réveiller vos réunions ! (2/3)

Pfff… Vous vous étiez pourtant fixé un ordre du jour clair avec des objectifs précis pour cette réunion ! Mais une fois de plus, digressions, questions hors sujet, duels d’opinions ont pris le pas sur ce que vous aviez prévu !

Comment faire pour que les participants à vos réunions restent centrés sur les sujets définis sans dépenser tout votre temps et votre énergie à réguler la parole ?

Pour ma part, lorsque j’anime des groupes de travail, j’utilise quasi systématiquement les murs d’expression. Après l’affirmation-thèse évoquée dans mon précédent article, je vous invite à découvrir aujourd’hui ces précieux outils de régulation des « hors sujets ».

Outil d’animation participative n°2 : les murs d’expression

Crédit photo : Alexandre LAVERSIN – INSET de Nancy

Une opinion non exprimée rend sourd !

Si les participants à vos réunions s’expriment autant en dehors du cadre, c’est qu’ils ont de bonnes raisons de le faire ! Quand ils arrivent en réunion, ils ont souvent en tête des points qu’ils pourraient régler rapidement avec l’ensemble du groupe ou avec un ou plusieurs collègues… qu’il s’agisse d’une information dont ils ont absolument besoin pour boucler un dossier, d’un collaborateur à remplacer au pied levé, d’un article sensible paru dans la presse ce matin ou d’un problème d’agenda… Il est tentant pour eux de saisir l’occasion d’avoir les personnes ressources « sous la main » pour avancer sur leurs propres projets.

De votre côté, vous avez intérêt à favoriser cette expression car une opinion non exprimée rend sourd ! Tant que Christine, responsable du service commercial n’aura pas exprimé son inquiétude sur le mauvais prévisionnel de novembre, il lui sera difficile de se concentrer sur les documents de communication de 2016… On peut la comprendre !

Avec les murs d’expression, vous allez faire en sorte que toutes les réflexions / questions / opinions sans lien direct avec l’ordre du jour s’expriment au fur et à mesure de la réunion, sans en perturber le déroulement.

Suivez le mode d’emploi en 4 étapes.

Première étape : préparez l’ordre du jour, le matériel et la salle de réunion

Dans votre ordre du jour, prévoyez un moment en fin de réunion consacré aux points divers et préservez coûte que coûte ce temps d’expression (ex : ¼ d’heure pour une réunion de 2 heures)

Préparez le matériel suivant :

• un paperboard
• du scotch ou de la patafix
• de grands post-its rectangulaires de différentes couleurs vives
• des marqueurs noirs (1 par personne)
• deux feuilles A4 ou A5 de couleur vive sur lesquelles vous dessinerez respectivement un point d’interrogation et un point d’exclamation.

Avant d’accueillir vos premiers participants, accrochez sur les murs deux feuilles de paperboard. Vous collerez sur la première votre point d’interrogation et sur l’autre votre point d’exclamation.

D’un point de vue pratique, choisissez un emplacement pour vos feuilles de paperboard qui soit facilement visible et accessible par chacun sans déranger son voisin…

Vos murs d’expression sont prêts à être complétés !

Deuxième étape : expliquez le fonctionnement des murs d’expression aux participants

1. En ouverture de votre réunion, rappelez l’ordre du jour à chacun.

2. Indiquez à vos participants qu’il est fort probable qu’émergent pendant la réunion des questions, des remarques, des opinions, des propositions sans rapport direct avec l’ordre du jour… notre cerveau fonctionnant par association d’idées.
3. Annoncez qu’il est prévu de les aborder lors du dernier point de l’ordre du jour : questions diverses.
4. Demandez à chacun de noter sur les post-its mis à disposition toutes ces questions ou remarques, en respectant quelques règles :

• une seule idée par post-it
• écrite au marqueur (pour que tout le monde puisse la lire)
• à noter au fur et à mesure de leur apparition
• à coller en cours de réunion sur les 2 murs prévus à cet effet

Troisième étape : aidez les participants à jouer le jeu

Si les membres de votre groupe de travail n’ont pas l’habitude de ce genre de pratiques, il est fort probable qu’ils n’adoptent pas tout de suite le réflexe « post-its ». Pendant la réunion, certains vont sûrement amorcer des digressions orales. Par exemple : « C’est bien beau de préparer notre plan d’action dans notre coin. Mais pourquoi on n’associe pas les élus à notre réflexion pour une fois ? Ca éviterait qu’ils écartent la moitié de nos propositions sans les avoir comprises… ».

Dans ce cas, en tant qu’animateur de réunion, vous devez inviter la personne à noter son idée sur un post-it et à la coller sur le mur correspondant. Vous en profiterez pour rappeler à tous que les autres remarques / questions sont invitées à suivre le même chemin et qu’elles seront discutées en fin de réunion.

Quatrième étape : procédez à la cueillette des idées exprimées

En fin de réunion, recueillez tous les post-its apparus sur vos murs. Lisez-les à voix haute et si vous ne comprenez pas le contenu, demandez à son auteur de le préciser. Traitez chaque question / remarque apparue. Si des points méritent d’être retravaillés en profondeur en équipe, proposez de les intégrer à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Ainsi, vos participants seront davantage impliqués car ils verront abordés des sujets qui les préoccupent vraiment.

Quelques déclinaisons possibles

Selon la composition de votre groupe, vos objectifs et le type d’expression que vous souhaitez privilégier, toutes les déclinaisons des murs questions / exclamations sont possibles.

Par exemple, lors d’une réunion de debriefing d’un projet collectif, prévoyez un mur des réussites et un mur des difficultés rencontrées. Pour rebooster le moral de votre équipe, incitez chacun à compléter un mur des bonnes nouvelles.

Si votre espace de travail le permet, pour les projets à long terme, je préconise également un mur permanent retraçant une frise chronologique. Vous y noterez le point de départ de votre projet, l’aboutissement souhaité et les avancées réalisées au fur et à mesure. Très utile pour entretenir la motivation en mesurant le chemin déjà parcouru !

Ci-dessous, par exemple, un mur présent à l’Office du Tourisme de Bitche. Il s’agit là d’un outil de management visuel de sa démarche qualité.

Et vous, quels exemples de murs d’expression avez-vous déjà rencontrés ou testés ? J’attends vos partages d’expériences ou vos questions à ce sujet. A très bientôt !