3 outils d’animation participative pour réveiller vos réunions ! (1/3)

Passée la trève du mois d’août, les réunions de rentrée vont s’enchaîner dans votre entreprise, votre collectivité ou votre association. Et justement, vous devez animer une de ces rencontres prochainement…

Attention : la belle énergie que vos collègues ou collaborateurs auront retrouvée en vacances risque de retomber comme un soufflé si votre réunion ressemble comme deux gouttes d’eau à toutes les précédentes ! Eh oui, notre cerveau a besoin de deux choses capitales pour se mettre en éveil : d’une part de la nouveauté, d’autre part de l’implication !

Pour relever ce défi d’une rentrée dynamique, je vous propose de tester un nouvel outil participatif : l’affirmation-thèse… parfaite pour confronter les points de vue !

Outil n°1 : l’affirmation-thèse

Un sujet divise votre équipe ? Vous craignez que les tensions ou les frustrations s’installent incidieusement ? Vous aimeriez que toutes les opinions soient exprimées, entendues et comprises par tous ? Que chacun prenne un peu de recul pour comprendre l’avis des autres ?

Bonne nouvelle : en tant qu’animateur de réunion, vous pouvez utiliser l’affirmation-thèse qui répond parfaitement à ces objectifs !

Quelques exemples d’affirmations-thèses :

• « Un plan de communication efficace ? Impossible quand on a un budget en baisse ! » »
• « Pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ! »
• « S’impliquer dans un réseau, c’est avant tout y consacrer beaucoup de temps ! »

Vous remarquez que ces phrases ont en commun d’exprimer une opinion… avec une once de provocation, me direz-vous ! C’est bien le but : faire réagir votre public… mais en évitant les écueils des débats classiques : la monopolisation de la parole par quelques-uns, le ton qui monte, les esprits qui s’échauffent et en fin de compte, des tensions exacerbées !

Voici point par point la méthode pour utiliser cet outil.

Comment préparer une affirmation-thèse ?

1. Pour commencer, réfléchissez à une phrase sur laquelle vous aimeriez faire réagir votre équipe. Vous devez pressentir qu’elle va provoquer des opinions contrastées. Privilégiez une formule brève, facilement compréhensible.
2. Si possible faites-la tester par une personne ou deux personnes qui ne seront pas présente à la réunion et sauront la garder confidentielle. Le but : vous assurer qu’elles en ont bien compris le sens. Ajustez votre phrase si ce n’est pas le cas.
3. Préparez votre matériel pour la réunion :

• Inscrivez au marqueur sur une feuille de paperboard votre affirmation-thèse
• Sous cette phrase, tracez un tableau à 4 colonnes aux en-têtes suivants : tout à fait vrai, plutôt vrai, plutôt faux, tout à fait faux
• Procurez-vous également des gommettes (toutes de la même couleur).

Comment animer une affirmation-thèse ?

4. Le jour J, annoncez aux participants qu’ils sont réunis pour s’exprimer sur un sujet les concernant tous (il faut que ce soit le cas, bien sûr !).
5. Dévoilez votre affirmation-thèse à l’aide du paperboard que vous aurez préparé.
6. Invitez chaque participant à se positionner par rapport à la phrase révélée : est-il / elle tout à fait en accord avec ? plutôt d’accord ? plutôt opposé ? ou tout à fait opposé ? La réflexion doit se faire en silence, sans débat pour commencer.
7. Distribuez à tout le monde une gommette.
8. Demandez à chacun de venir – en même temps – coller sa gommette dans la colonne correspondant à sa propre opinion.
9. Puis invitez l’ensemble du groupe de citer à l’oral un maximum d’arguments pour chacune des 4 positions possibles.

Par exemple :

« Qu’est-ce qui nous permet de dire qu’il est tout à fait vrai que pour être un bon animateur de réunion, il faut avoir le sens du spectacle ? »

« Qu’est-ce qui nous permet de dire que c’est tout à fait faux ?»

Très important : quel que soit son avis de départ, chaque personne peut et même doit contribuer à donner des arguments sur chacune des positions ! Pensez également à collecter d’abord les arguments correspondant aux opinions extrêmes.

10. Notez au fur et à mesure ces arguments sur des post-its et collez-les dans la colonne du tableau adéquate.
11. Au bout de 10 à 15 minutes, suspendez les échanges et relisez à voix haute tous les arguments cités par le groupe.
12. Attirez l’attention de tous sur la diversité des opinions et sur le fait que chaque point de vue se justifie.

Que faire après avoir utilisé cet outil ?

J’ai remarqué que cet exercice permet de développer l’écoute et la compréhension au sein d’un groupe. Il nous rappelle que personne dans un groupe ne détient la vérité absolue… et, avantage non négligeable, il nécessite 15 à 20 minutes maximum pour être mené intégralement !

C’est une bonne base pour commencer un travail collaboratif. Vous pouvez par exemple poursuivre en constituant des sous-groupes thématiques. Pour cela, associez de préférence des personnes qui n’avaient pas le même avis sur le sujet de départ.

Il vous reste quelques jours pour tester cet outil avant la rentrée… et me poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur son application. A vous de jouer et à bientôt pour découvrir 2 autres outils d’animation participatifs 🙂 !

Avant de clore complètement cet article, je tiens à saluer ici Catherine Lecomte de la société Interagir Conseil qui, la première, m’a fait découvrir la force de l’intelligence collective lors de ses formations passionnantes ! C’est à elle que je dois la technique dde l’affirmation-thèse. Merci Catherine !