Fonctionnement d’équipe, rôles et responsabilité sont des points sur lesquels tout collectif devrait prendre le temps de se mettre d’accord. C’est une étape indispensable pour une équipe, après avoir co-construit une vision à long terme et fixé des objectifs opérationnels à court terme…
Concrètement, de quoi parlons-nous ? C’est ce que je développe dans ce 5e article de ma série consacrée à l’équipe.
Un fonctionnement d’équipe à définir ensemble
Selon Katzenbach et Smith, les équipes performantes prennent du temps pour co-définir la façon dont ses membres vont travailler ensemble pour réaliser leur but commun. Ceci implique la répartition des tâches, les modes de communication privilégiés, la façon de fixer les délais, de prendre des décisions, etc.
Souvent considérée à tort comme une perte de temps, cette étape permet de développer la confiance mutuelle et la confrontation constructive nécessaire à la performance de l’équipe. C’est pourquoi il est nécessaire d’y investir autant de temps et d’énergie que dans la définition des objectifs. #
Des rôles parfaitement clairs pour un bon fonctionnement d’équipe
Edgar Schein a bien démontré que la performance de l’équipe est étroitement liée au fait que chaque membre joue un rôle qui va contribuer à la réussite des objectifs. Cela implique que chacun puisse comprendre le rôle qu’il va jouer dans l’équipe ainsi que le rôle de ses coéquipiers, et ceci dans un sentiment général d’équité. À l’inverse, « rien ne nuit autant à une équipe que si un des membres abandonne l’équipe en ne venant pas ou en ne jouant pas son rôle. »
Des questions clés concernant les rôles
Quatre questions psychologiques fondamentales permettent à chacun de définir son identité au sein du groupe et d’être à l’aise avec son rôle :
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« Qui dois-je être ? Quel est mon rôle dans ce groupe ? ». Ce point est crucial pour que chaque membre de l’équipe sente qu’il est un contributeur indispensable plutôt qu’une ressource remplaçable.
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« Combien d’influence et de contrôle aurai-je dans ce groupe ? ». Chaque membre doit avoir le temps suffisant pour connaître la mesure d’influence dont il a besoin et la comparer à celle des autres.
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« Mes objectifs/besoins seront-ils pris en compte dans ce groupe ? ». Pour reprendre l’exemple de l’équipe Alinghi ♣, il est à noter que ses membres ont eu du temps pour comprendre les fonctionnements et besoins de chacun et créer de l’interdépendance, notamment entre navigants et sédentaires.
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« Quel sera le degré d’intimité dans ce groupe ? » : chacun dans l’équipe doit savoir à quel point il sera impliqué sur le plan personnel et émotionnel car tout le monde n’a pas les mêmes attentes dans ce domaine. « Nous devons tester ces limites pour savoir si le groupe va trop nous demander ou au contraire, pas assez. »
Tant que les membres ne se sentiront pas à l’aise sur ces 4 questions, ils seront préoccupés et anxieux. Par conséquent, ils ne pourront pas se concentrer pleinement sur les tâches à exécuter. ♥
Une responsabilité entièrement partagée
Katzenbach et Smith soulignent l’importance de la coresponsabilité au sein d’une équipe. Ce principe concerne les promesses sincères que les membres se font à eux-mêmes et aux autres. Ces promesses renforcent l’engagement et la confiance. En s’engageant à être coresponsable de l’atteinte des objectifs de l’équipe, chacun gagne le droit d’exprimer son propre point de vue sur le travail collectif et de recevoir une écoute sincère et constructive de la part des autres membres.
Or, cela va à l’encontre de nos instincts naturels, de notre éducation familiale et scolaire, de notre expérience professionnelle. En effet, celles-ci insistent avant tout sur l’importance primordiale de la responsabilité individuelle mesurée par nos propres standards et par ceux à qui nous rendrons des comptes.
Par conséquent, la performance de l’équipe nous demande de faire évoluer nos attitudes et comportements individuels « habituels ».#
Tout ceci nécessite un vrai travail individuel
Si vous avez lu l’intégralité de cet article, voire des 4 précédents, vous vous dites certainement que faire équipe n’est pas si simple qu’il y paraît à première vue… Et vous avez raison !
Être capable d’accepter de passer du temps sur des tâches non productives, oser partager sa vision d’un but commun et révéler ses besoins individuels, s’engager dans la définition d’objectifs à court terme, assumer entièrement sa coresponsabilité dans la réussite de l’équipe… tous ces actes sont profondément engageants au niveau individuel.
Comme toute implication sincère dans une démarche d’intelligence collective, ils nécessitent de travailler sur nos modèles mentaux car ceux-ci peuvent être des freins à l’engagement dans le collectif. Ces postulats, généralisations, représentations ou images profondément enracinées influencent notre compréhension du monde et de nos actes. Très souvent, nous n’en sommes pas conscients… Il nous faut donc apprendre à les faire émerger et les soumettre à un examen rigoureux. Il s’agit aussi de savoir dialoguer de manière constructive avec des personnes qui acceptent de révéler leurs vraies pensées et de les soumettre au groupe. ♠
Dans mes prochains articles, j’aborderai les outils concrets qu’une équipe peut mobiliser pour optimiser son fonctionnement. Je ferai notamment référence à nombre de pratiques issues du management, mais aussi de la facilitation et du coaching…
A bientôt pour la suite 🙂 !
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